Zuid-Hollandse fusiegemeenten kiezen voor Viadesk

Hans Koekkoek · Klanten · 5 jaar ago

Fusiegemeenten social intranet HLT

Er staat een ambtelijke fusie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen gepland op 1 januari 2017. In voorbereiding daarop gebruiken vijftien groepen, bestaande uit vertegenwoordigers van de drie gemeenten, Viadesk om informatie met elkaar te delen. Vooral het gebruiksgemak, het laagdrempelige karakter, de beveiligde omgeving en snelle implementatie van het social intranet hebben een rol gespeeld bij de keuze voor Viadesk.

De voorbereidingen van de fusie zijn in volle gang. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt in handen van de projectorganisatie, die bestaat uit een stuurgroep, projectgroep en negen werkgroepen. In aanloop naar de fusie ontstond er behoefte aan een goede samenwerkingsplatform om de werkgroepen met elkaar in contact te brengen.

Gebruiksvriendelijk, veilig, snel

George Claessen, Adviseur Informatiebeleid bij de gemeente Teylingen: “In 2014 zochten we al een samenwerkingsplatform om vijf gemeenten uit deze regio in het sociaal domein te laten samenwerken. We hebben toen gekozen voor Viadesk. Voor de ambtelijke fusie zochten we ook een samenwerkingsoplossing. Omdat we al goede ervaringen hadden met Viadesk, zijn we daar wederom voor gegaan.” De persoonlijke en flexibele service van Viadesk heeft ook een rol gespeeld in het selectieproces. “Soms kiezen bedrijven erg makkelijk voor een grote, internationale softwareleverancier, die doorgaans minder goed bereikbaar zijn. Dat wilden wij wel kunnen, vandaar de keuze voor een flexibele, Nederlandse leverancier.”

Volgens Claessen is een aantal voordelen van de oplossing overduidelijk. “Viadesk is een platform waar iedereen toegang tot kan krijgen om samen te werken en informatie te delen. Dit kan 24/7 en ook als je onderweg bent op je smartphone of tablet, met de app. Het is heel handig en efficiënt om één centrale plek te hebben om documenten te verzamelen, te bewerken en uit te wisselen. Het versiebeheer van Viadesk bevalt ons goed. Daarbij is het een veilige en laagdrempelige plug and play oplossing, waar je niet zelf aan hoeft te klussen.”

Aanspreekpunt

Inmiddels is de implementatie voltooid en zijn de eerste werkgroepen, bestaande uit 150 medewerkers, aan het werk op het social intranet. Dat zijn mensen afkomstig uit de drie colleges, afdelings- en teamhoofden, beleidsmedewerkers, adviseurs, vakspecialisten en OR-leden. Claessen: “De reacties van de gebruikers zijn positief. In het begin is het even zoeken voor sommige medewerkers. Maar als je de basisfunctionaliteiten kent, is Viadesk heel gemakkelijk in het gebruik. Wij hebben één aanspreekpunt aangesteld voor de nieuwe intranet-gebruikers waar zij met vragen terechtkunnen. Zo kunnen kleine issues snel worden opgelost.”