Viadesk en VNG: hoe een social intranet de Nederlandse gemeenten verenigt

Hans Koekkoek · Klanten · Laatst geupdate op 15 januari, 2014

‘Het doel is om kennis uit te wisselen, zonder de beperking van gemeentegrenzen. Een beleidsmedewerker uit Friesland moet via een veilig digitaal platform de mogelijkheid hebben om te sparren met een collega uit Zeeland.’ Het bieden van een platform aan lokale ambtenaren en bestuurders is een van de belangrijkste pijlers van de VNG: de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De organisatie ondersteunt gemeenten bij hun verdere ontwikkeling tot krachtige, lokale overheid. Vanuit Den Haag zijn circa 300 medewerkers actief om gemeentelijke ambtenaren, wethouders en burgemeesters uit het hele land te informeren over uiteenlopende thema’s als armoedebeleid, onderwijshuisvesting en de WOZ. Sinds een aantal jaar is daarbij speciale aandacht voor het verbinden van gemeenten, om zo de kennis en ervaring op verschillende beleidsterreinen te kunnen delen.

Geen Sharepoint, wel Viadesk

‘Het vervullen van een platformfunctie voor gemeenten kan het makkelijkst online’, vertelt Vera Enthoven, informatiemedewerker bij de VNG. ‘In 2008 meldden zich een aantal ambtenaren die graag met elkaar wilden sparren over ruimtelijke ordening. We zijn toen voorzichtig op zoek gegaan naar een passend forum, een social intranet, dat zo gebruiksvriendelijk mogelijk moest zijn.’ De VNG kwam terecht bij het Nederlandse Viadesk, hoewel men intern van Microsoft Sharepoint gebruik maakt. ‘Viadesk leek ons geschikter voor externen. Er is een heel goede forummogelijkheid, waar mensen gemakkelijk vragen kunnen stellen en waar de antwoorden op een overzichtelijke manier bij elkaar staan. In Sharepoint is dat wat minder uitgedacht. Bovendien is Viadesk erg flexibel. Je hebt de inrichting zelf in de hand en je kunt eenvoudig een nieuw onderwerp beginnen als daar behoefte aan is’, aldus Enthoven.

Van lokale problematiek tot Europese besluitvorming

Nadat de initiële discussiegroep over ruimtelijke ordening een succes bleek, spreidde Viadesk zich als een olievlek over de VNG uit. Onlangs bereikte de organisatie een mijlpaal: 7500 lokale bestuurders en ambtenaren maken nu gebruik van het social intranet. Enthoven: ‘Met communicatie en promotie hebben we onze leden attent gemaakt op Viadesk en op die manier is het gegroeid. Er zijn een aantal enthousiaste beleidsmedewerkers die over de groepen nadenken en fora starten, vaak gebaseerd op de actualiteit. Sinds kort is er bijvoorbeeld een discussiegroep over Europa.’ Waar gemeenten voorheen naar Den Haag kwamen om bij de VNG te informeren hoe andere gemeenten bepaalde zaken aanpakten, is Viadesk nu het platform om informatie bij collega’s in te winnen. ‘Vroeger waren we afhankelijk van wat we zelf wisten over bepaalde thema’s, en vaak weet je simpelweg niet hoe verschillende gemeenten met kwesties omgaan. Dan kun je ambtenaren niet verder helpen en dat is vervelend. We organiseerden daarom veel fysieke bijeenkomsten om gemeenten met elkaar in contact te brengen, maar dan ben je vaak gebonden aan een bepaalde regio. Met Viadesk bereiken we digitaal het hele land.’

Vergaderstukken op de iPad

De ambtenaren, wethouders en burgemeesters die via de VNG van Viadesk gebruik maken, zijn met name enthousiast over de opties om vragen te stellen en documenten te plaatsen op het social intranet. Daarnaast zijn er ambtenaren die kleine, gesloten fora gebruiken om vergaderstukken op te plaatsen, die ze in een vergadering via hun laptop of iPad kunnen openen. ‘Met de opkomst van de tablet is het heerlijk dat Viadesk zo’n goede app heeft, we merken bij onze gebruikers dat het een belangrijke voorwaarde is geworden’, vertelt Enthoven.

Implementeren en faciliteren

Over de implementatie van Viadesk is Enthoven zeer tevreden. ‘Men heeft alles vrij snel opgestart, ik schat het dat twee tot drie weken geduurd heeft. We hebben nu vier verschillende omgevingen en telkens als er iets nieuws bij moest komen waar men bij Viadesk een taak in had, was dat snel voor elkaar.’ Voor de VNG is het gebruik van een social intranet de afgelopen vijf jaar het perfecte hulpmiddel gebleken om efficiëntere kennisdeling te faciliteren en het contact met gemeenten te vergemakkelijken. Ambtenaren hoeven op die manier het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden, maar kunnen hun voordeel doen met beleid van collega’s uit andere delen van het land. Enthoven: ‘Het is eeuwig zonde om de aanwezige kennis niet te benutten. Met Viadesk zijn we in staat om ieders expertise bij elkaar te brengen.’