Viadesk als tool voor samenwerken aan documenten

Hans Koekkoek · Productnieuws · Laatst geupdate op 24 juni, 2013

Veel van onze klanten houden zich bezig met het produceren van omvangrijke documenten waar veel mensen hun bijdrage aan moeten leveren. Dat kunnen heel verschillende soorten documenten zijn: van beleidsadviezen tot offertes en van aanbestedingen tot onderzoeksrapporten.  Nu adviseren wij onze klanten natuurlijk vaak om deze documenten gewoon in Viadesk te schrijven. En in alle onbescheidenheid, er zit ook veel in Viadesk dat hiervoor pleit.

Wat je nu al kunt binnen Viadesk

We hebben bijvoorbeeld een klant die voor ieder belangrijk document dat gezamenlijk gecreëerd moet worden een nieuwe groep aanmaakt. Deze klant maakt voor ieder apart onderdeel van het te schrijven document een eigen map of Tekst-item aan binnen de Viadesk-groep. Handig hieraan is dat je zo voor ieder onderdeel op de hoogte kan blijven van de voortgang. Bovendien kun je informatie afschermen voor mensen die daar nog geen toegang toe hoeven te hebben; zelfs als ze wel een bijdrage aan een ander onderdeel van het uiteindelijke document moeten leveren. Mensen kunnen bovendien heel makkelijk commentaar geven en de personen die geïnteresseerd zijn in het betreffende onderdeel, worden daar automatisch over bericht. Ook kun je heel makkelijk taken toewijzen voor het valideren van bijdragen of toevoegen van aanvullende informatie. Via specifieke metadata kun je ook snel inzichtelijk maken wat bijvoorbeeld de status van het betreffende document is. Kortom, er zitten al heel veel eigenschappen in Viadesk die het gezamenlijk aan een document werken veel makkelijker en sneller maken.

En waarom niet Versie bewaren of Vergrendelen?

Dat neemt niet weg dat we onszelf niet alleen maar op de borst hoeven te kloppen. Want ook deze tevreden klant heeft nog best een aantal aanvullende wensen. Zo zou hij graag zien dat je tekst-items individueel of per groep zou kunnen exporteren naar PDF, Word of Open Office. Ook zou hij graag willen dat functionaliteiten die wel bestaan voor bestanden zoals versie bewaren of vergrendelen ook bij gewone tekst-items mogelijk zijn.

Als we toch bezig zijn: een betere rich text editor of annotaties?

Daarnaast zou hij graag een iets betere ‘Rich text editor’ in Viadesk willen zien. Evenals de mogelijkheid dat tekst-items automatisch worden opgeslagen als ‘concept’, zodat je niet per ongeluk je net getypte bijdrage kwijt bent als je bijvoorbeeld je browser afsluit. Een nogal geavanceerde optie die zij wensen is de mogelijkheid van annotaties: elektronische varianten van aantekeningen in de kantlijn.

Wat is voor u van belang?

De komende maanden bestuderen we deze en ook andere mogelijkheden. We denken dat veel van onze (potentiële) klanten hierin geïnteresseerd zullen zijn. Maar dat zouden we nog liever direct van u horen. Heeft u dus zelf ook wensen hoe het gezamenlijk werken aan documenten in Viadesk makkelijker en beter kan? Neem dan contact met ons op via 020 305 7660. We maken in dat geval graag een afspraak om uw ideeën door te spreken en eventueel te integreren in toekomstige versies van Viadesk.