Thuiswerken: organiseer het met deze 5 tips

Hans Koekkoek · Digital Workplace Trends · 4 maanden ago

Hoe kun je als werkgever het thuiswerken zo goed mogelijk faciliteren? Gisteren gaf ik wat tips voor de medewerkers, vandaag wil me ik focussen op de bedrijven die dit allemaal moeten organiseren. Begin met goede instructies en geef ze de juiste tools.

home office organiseren

Met de juiste technologie kan iedereen thuiswerken

Hoe kun je als werkgever het thuiswerken zo goed mogelijk faciliteren? Mujibor de Graaf, CEO van Viadesk, laat al meer dan 20 jaar zijn medewerkers regelmatig thuiswerken. “Wij werken vaak digitaal samen, binnen Nederland, maar ook zeker daarbuiten. Het gevoel van saamhorigheid is naar mijn mening hierbij het belangrijkste. Iemand die bijvoorbeeld meerdere dagen per week thuiswerkt – of zelfs alleen maar thuiswerkt – moet nog steeds het gevoel hebben dat hij of zij onderdeel is van het team. Dit gevoel van saamhorigheid bevordert de samenwerking tussen collega’s, ook als ze niet op kantoor zijn”, aldus Mujibor de Graaf. Tip: lees het interview met Mujibor over Het Nieuwe Werken in ‘Een sterk team zonder grenzen’.

Thuiswerken is dus voor de medewerkers van Viadesk de normaalste zaak van de wereld, maar het Coronavirus zorgt voor een acute situatie die onervaren bedrijven in een lastig parket brengt. Wat mij betreft zijn deze twee thema’s essentieel om in de gaten te houden:

> Zorg voor goede instructies – Help de thuiswerker om een planning te maken. Geef ze advies zodat ze productief zijn, maar ook deel blijven uitmaken van het team. Overleg daarvoor veelvuldig, online. En houdt verbinding met elkaar, wees beschikbaar voor vragen en feedback.

> Geef ze de juiste digitale hulpmiddelen – En dan denk ik niet aan mail, dat heeft zijn in-efficiency zo langzamerhand wel bewezen. Zet slimme technologie in die zorgt dat mensen elkaar online makkelijk vinden, kunnen overleggen, samenwerken. En laat ze allemaal van dezelfde tools gebruikmaken, anders dreigt het gevaar dat we op verschillende frequenties gaan communiceren.

Welke technologie heb je nodig?

Dat kan per bedrijf verschillen. Ik zou zeggen begin met een inventarisatie wat er nu reeds aanwezig is, check of alles nog up-to-date is (doe vooral eens de test ‘Hoe scoort mijn intranet!’) en instrueer de thuiswerkers over het gebruik. Heb je nog niets geregeld, of ontbreekt goede tooling, bedenk dan wat je nodig hebt. Aangezien tijd een vervelende factor is, en een lang aankooptraject niet wenselijk, kun je wat mij betreft het beste voor een kant-en-klare oplossing kiezen. Dit zijn doorgaans cloud oplossingen die zichzelf hebben bewezen en direct inzetbaar zijn.

5 belangrijke aandachtspunten om thuiswerken te organiseren

1. Leg verbinding – Verbind je mensen aan elkaar. Klinkt logisch, is niet altijd eenvoudig te realiseren. De thuiswerkers moeten zichtbaar voor elkaar zijn. Ze moeten elkaar direct kunnen vinden om hun dagelijkse taken uit te kunnen voeren. Dus een profiel met foto, naam, afdeling, functie en expertise is heel handig. Dat laatste zeker, als je op zoek bent naar bijvoorbeeld ondersteuning in een project.

2.Werk samen in groepen – Efficiency is hier het toverwoord. Zonder je online af met je collega’s om in speciale groepen te werken. Ongestoord en overzichtelijk aan de slag op één plek waar alle info en communicatie vindbaar is. Hier zie je wanneer een groepslid iets publiceert of een document upload. Vanuit deze groep krijg je iedere ochtend een mail met notificaties die speciaal voor jou bestemd zijn. Erg praktisch!

3. Praat met elkaar – Blijf communiceren, ook online. Iedereen weet dat goede communicatie de sleutel is voor een gezonde organisatie. Dit kan intern zijn tussen individuen, teams, projectgroepen, management en directie. Maar ook – indien gewenst – met iedereen daarbuiten. Geef je mensen wat ze privé ook gewend zijn, een tool waar je kunt liken, delen, reageren. Liefst ook met een chatfunctie. Zo wordt de software intuïtief gebruikt.

4. Maak het persoonlijk en relevant – Ongeacht waar je ook bent, je moet 24/7 (beveiligd!) toegang tot voor jou relevante informatie, documenten, groepen of collega’s hebben. Gefilterd dus. En niet te veel algemeen bedrijfsnieuws, dat leidt er af.

5. Zorg dat alles vindbaar is – Het platform dient geen vergaarbak van data en informatie te worden. Pas daarvoor op! Organiseer je informatie en documenten, geef ze een logische plaats en maak ze eenvoudig vindbaar voor de thuiswerker. Een zoekveld is dus onmisbaar, liefst heb je een tool waarbij je tot diep in de documenten kunt zoeken. Want als ze het niet (snel) vinden, dan haken ze af!

Een social intranet of digital workplace is een ideaal platform om op afstand samen te werken. Uitermate geschikt voor zowel de organisatie als de thuiswerker. Als je daar ook nog je favoriete functionaliteit van Office 365 of Sharepoint aan toevoegt, dan is dat helemaal prettig. En wil je tenslotte online meetings organiseren, maak dan vooral gebruik van tools als Skype, Zoom, Go-to-Meeting, Adobe Connect of Bluejeans.

Scholen en bedrijven dicht: leren op afstand

thuiswerken organiseren

Niet alleen werken op afstand is nu actueel, ook leren op afstand. Het kabinet heeft besloten dat alle scholen voor het voortgezet onderwijs dichtgaan tot in ieder geval 6 april a.s. Dit betekent dat er geen fysieke lessen op school gegeven worden, maar dat er wanneer mogelijk op afstand digitaal lesstof wordt aangeboden. Veel scholen hebben dat logischerwijs nog niet goed geregeld. Want hoe doe je dat? Veelal zal dat zijn door lesstof aan te bieden in Magister/Classroom, waar het materiaal staat dat doorgenomen moet worden met daarbij de in te leveren opdrachten per week. Op deze opdrachten krijgt de leerling digitaal feedback. Op zich prima maar niet ideaal, de directe interactie ontbreekt immers.

Bedrijven kampen met dezelfde uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat je mensen op afstand blijven leren? Er zijn veel e-learning tools op de markt. Functies en prijskaartjes lopen sterk uiteen. Met e-Learning software kun je online opleidingsactiviteiten aanbieden en beheren. Met een beheersmodule om cursisten toe te voegen en uit te nodigen, met een toetssysteem, met veel contentmogelijkheden en directe social interactie tussen opleider/leraar en student/medewerker.

Ten slotte: Blijf sociaal

Tenzij je jezelf isoleert, mag werken vanuit huis niet betekenen dat je het huis helemaal niet verlaat of dat je twee weken lang niemand ziet – zorg ervoor dat je nog steeds de sociale contacten onderhoudt. Dat kan natuurlijk door een babbel met de buurvrouw of de slager – doe dat vooral – maar zakelijk is het beter om dit met je manager, collega of klant te doen. Blijf ook thuis onderdeel uitmaken van die buitenwereld, de juiste tools zullen je daarbij helpen.

Bij het schrijven van dit blog haalt de actualiteit me in. Ook bij Viadesk hebben we besloten om voorlopig het kantoor te sluiten en allemaal thuis te werken. Ik denk een verstandig besluit. Deze ochtend hebben we gezamenlijk digitaal overleg, waarbij ook de collega’s van ons kantoor in Köln aansluiten. Samen gaan we goede afspraken maken, om elkaar niet uit het oog te verliezen en alles in het werk te stellen onze klanten te blijven bedienen. Ik wil iedereen – thuiswerkers en anderen – veel sterkte en gezondheid toewensen!