Thuiswerken, hoe doe je dat?

Hans Koekkoek · Digital Workplace Trends · 5 maanden ago

Vanochtend ontving ik een mail van Timo Rein. Nu krijg ik wel vaker berichten van voor mij onbekende mensen, maar een ‘message from the CEO’ overkomt me niet iedere dag. Timo blijkt de baas van Pipedrive te zijn, het sales CRM dat wij bij Viadesk gebruiken. Handige tool. Hij vertelt dat zijn mensen door het Coronavirus vanaf vandaag thuiswerken en legt uit hoe ze hun klanten netjes blijven bedienen. Timo begint zijn mail met de hoop dat ‘this note finds you safe and well’. Hoewel licht dramatisch van aard, waardeer ik de intentie van zijn mail: informeer en ondersteun je klanten in tijden van crisis. In dat kader wil ik ook graag een kleine bijdrage leveren, over thuiswerken en de uitdagingen die dat voor medewerkers én organisaties met zich meebrengt.

thuiswerken

37% werkt al regelmatig thuis

Eerst kort wat cijfertjes. Het aantal mensen met betaald werk dat (soms) thuiswerkt is toegenomen van 2,8 miljoen in 2013 naar 3,3 miljoen in 2018. Volgens de meeste recente cijfers van het CBS is dat 37 procent van de werkzame beroepsbevolking. Incidentele thuiswerkers vormen hiervan de grootste groep (2 miljoen). Thuiswerken is in Nederland vooral populair in gebieden waar men lang moet reizen naar het werk. Zo zou in Amsterdam, Gooi en Vechtstreek en Utrecht inmiddels bijna de helft van de werknemers weleens vanuit huis werken.

Nederland is Europees koploper als het gaat om thuiswerkers, volgens cijfers van Eurostat. Dat komt niet alleen door het grote aantal zzp-ers (1 miljoen), maar ook doordat steeds meer bedrijven hun werknemers zelf laten bepalen of ze thuis of op kantoor werken. Een andere reden kan zijn is dat Nederland een razendsnel internet heeft en dat vrijwel iedereen beschikt over een smartphone, laptop of computer.

Om goed thuis te kunnen werken, is er meer nodig dan alleen een apparaat. Zo heb je naast een goede internetverbinding technologie nodig die thuiswerken mogelijk maakt. Denk aan het gebruik van apps en tools voor samenwerking, kennisdeling en communicatie. Slimme systemen die processen organiseren en die het bijvoorbeeld mogelijk maken om op afstand in de cloud documenten te bewerken.

Thuiswerken niet alleen in tijden van nood

De plotselinge noodzaak zoals nu bij het Coronavirus om thuis te werken is niet nieuw. Zo raadt Rijkswaterstaat iedereen op 11 oktober 2017 aan om vanwege de verwachte sneeuwval die dag thuis te werken. In 2011 blijven Japanners massaal thuis na de kernramp van Fukushima, bang voor de radioactieve straling. Dit zette in Japan – waar er niet veel werd thuisgewerkt – een cultuurverandering in gang. Hoewel we dus in Nederland al behoorlijk wat ervaring met thuiswerken hebben, zorgt het Coronavirus voor een versnelling die veel mensen zorgen baart. Want thuiswerken, hoe doe je dat eigenlijk? Ik begrijp dat het niet de volledige lading dekt, maar de volgende tips kunnen mogelijk helpen.

5 tips voor de thuiswerker

1. Thuiswerken is geen vrije dag – Laten we maar meteen streng beginnen: thuiswerken betekent geen vakantie! Terwijl dat mogelijk wél zo aanvoelt. Je hoeft immers niet zo vroeg je bed uit om tijdig achteraan in de ochtendspits aan te sluiten. Je staat langzaam op, poetst je tanden en sloft van bed naar bank. Voordat je er erg in hebt zit je acht uur lang in je pyjama. Geloof me, dat gaat ‘m niet worden. Vergeet dus niet dat hoewel de omstandigheden anders zijn, dit een normale werkdag is.

2. Kies een geschikte werkplek – Je kunt op de bank zitten, in de huiskamer of bij goed weer in de tuin. Maar het is beter om een vaste werkplek in huis op te zoeken. Liefst één met een bureau, kast, prettige stoel, goede verlichting en koffiezetapparaat. Van die dingen. Een plek die als zodanig wordt herkend door de medebewoners. Is de deur dicht, dan wordt er gewerkt.

thuiswerken software

Ieder z’n ding natuurlijk, maar ik ben niet zo´n voorstander van dit ´bureau op bed´. De makers van Bedchill denken daar overigens anders over.

3. Pas op voor afleiding – In een thuisomgeving ligt ongewenste afleiding op de loer. De vaatwasser moet nog leeg, er zijn geen boodschappen, de wasmand zit vol, het tuinhek piept. Mijn advies: weersta die verleiding. En geef dit ook aan je huisgenoten door: ik ben aan het werk! Dus vragen of je even het gras wil maaien of de lekkende dakgoot wil repareren ‘omdat je toch thuis bent’, direct afwijzen.

4. Werk in korte periodes – Ook op kantoor word je door van alles onderbroken, van vergaderingen tot koffiepraat, lunchpauzes en telefoontjes van enthousiaste growth hackers. Afleiding is niet goed, afwisseling wel! Zit je thuis en heb je iedereen vriendelijk verzocht niets aan je te vragen (zie punt 3), dan bestaat het gevaar dat je veel te lang en onafgebroken werkt. Dat klinkt aantrekkelijk – zeker voor de baas – maar dat is het niet. Werk in korte periodes, in blokken van 45 tot 50 minuten. Dan even de benen strekken, kopje koffie pakken of de hond uitlaten. Die afwisseling komt de kwaliteit, productiviteit én je rug ten goede.

5. Start je dag met een goede planning – Hoezeer je afleiding probeert te vermijden en afwisseling probeert te organiseren, het werk moet wel gedaan worden. Op kantoor is er dikwijls meer structuur en sprake van een strakkere agenda. Dus is het verstandig om eerst ’s ochtends een dagplanning te maken; wat wil je vandaag afhebben, wie wil je spreken, welke documenten heb je nodig en dergelijke. Maak een overzicht, zodat je een reële inschatting kunt maken qua tijd en inspanning. Wist je overigens dat je ’s ochtends actiever en productiever bent? Heb je net als ik moeite met plannen, doe dan eens de cursus timemanagement van onze partner Goodhabitz. Erg handig!

efficient thuiswerken

Ook hier baart oefening kunst. Wees gerust, je gaat het onder de knie krijgen. En laat je niet te veel ontmoedigen door de steeds veranderende situatie. Vorige week werkte ik nog alleen thuis, nu zijn ook mijn vrouw en kids alom aanwezig. En dus heb ik vanochtend mijn social media uitgezet, dat scheelt enorm veel afleiding. Gewoon af en toe tijdens een break je accounts checken. TIjdens die breaks overigens niet te veel snacken. De hele dag met die overvolle en overheerlijke koelkast in de nabijheid is levensgevaarlijk!

Ik heb ook enkele tips voor de werkgevers, om hen richting te geven in deze uitdagende tijden. Over hoe je thuiswerk moet organiseren, over de juiste tools die je daarvoor kunt inzetten. Voor nu wens ik iedereen wijsheid, sterkte en veel saamhorigheid toe.

Hier lees je meer over de mogelijkheden van thuiswerken met Viadesk.