Terugblik Congres Intranet 2015: Zo zorg je voor een succesvol social intranet

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 3 april, 2015

All You Need Is ViadeskDinsdag 17 maart 2015 vond alweer de 7e editie van het Congres Intranet plaats. Een boeiend evenement voor iedereen die iets te maken heeft met (social) intranet, enterprise media, kennismanagement en de digital workforce. Viadesk sprak met Michiel de Jong (Koninklijke Boom Uitgevers), Loes Senssen (GGD Zuid Limburg) en met keynote Dave Gray, en veelgevraagd spreker over innovatie en verandermanagement. “Vernieuwing van je intranet roept dikwijls weerstand op. En dat heeft bijna altijd te maken met de bedrijfscultuur,” aldus Gray. Hij laat zien hoe je deze ongrijpbare eigenschap van een organisatie in kaart brengt en met dit inzicht cultuur juist als succesfactor kunt inzetten.

Angst regeert

De belangrijkste reden dat veel initiatieven mislukken (zo wijst onderzoek van Deloitte uit), is dat 82% van de werknemers zich tegen verandering verzetten. Ze doen er alles aan om de bedrijfscultuur van onbewuste regels, afspraken en overtuigingen in stand te houden. Dit mechanisme zien we terug wanneer het besluit is gevallen om een nieuw intranet te implementeren. “Vooral het sociale aspect van intranet voelt als bedreigend. Het kan bestaande machtsverhouding binnen een organisatie wijzigen, invloed hebben op budgetten of beloningsstructuren en gooit de dagelijkse routine door de war”, aldus Dave Gray. “Een gesloten bedrijfscultuur biedt nauwelijks ruimte voor verandering en innovatie.”
Dave Gray

Foto: Michelle Milla

Het is maar van welke kant je de olifant bekijkt

Dave Gray vergelijkt het intranet met een politiek systeem. Waar je middels overtuiging en onderhandeling mensen voor je kunt winnen. Perceptie speelt daarbij een belangrijke rol. Iedere werknemer zal vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid dat intranet bekijken en beoordelen. Tijdens zijn keynote gebruikt Gray een olifant als metafoor om uitleg te geven. “Je doet 10 mensen een blinddoek om, stuurt ze ontwetend een ruimte in en vraagt ze wat ze daar tegenkomen. De olifant die daar al een tijdje staat wordt van alle kanten aangeraakt. Eentje pakt de staart, de ander een oor, de buik of slurf. Hoe je het ook wend of keert, dezelfde olifant wordt die iedereen anders ervaren. Zo werkt dat ook bij een nieuw social intranet.”
Dave Gray Olifant

Tekening: Dave Gray

De logica van een bedrijfscultuur

De gesloten bedrijfscultuur heeft met wat Gray noemt ‘self sealing logic’ te maken. Je ervaart iets (ah, een nieuw intranet!), geeft er aandacht aan (oké, dus iedereen mag overal op reageren), toetst dat aan je persoonlijke behoefte (maar wat moet ik ermee?), koppelt er een theorie aan vast (dit wordt complete chaos) en geeft vervolgens een negatief oordeel (nee, dit is allesbehalve efficiënt, dit moeten we niet willen). Tenslotte ga je ook nog geloven in deze logica. “Per saldo schiet je daar dus weinig mee op. Voor deze bedrijven is het een flinke uitdaging om aan iets nieuws te beginnen. Maar zijn zij bereid om zich open te stellen, dan is zelfs de implementatie van een nieuw social intranet eenvoudig te realiseren,”aldus Gray. De oplossing: Culture Mapping Gelukkig biedt Gray ook een oplossing. Hij noemt dat ‘culture mapping’. “In 2006 ging het niet best met mijn bedrijf Xplane. We waren vooral gericht op processen en niet op innovatie of ondernemerschap. We wilden een cultuur die open is, waarin mensen vragen stellen, zelfbewust zijn. Om die transitie te realiseren tekenden we een visuele map van de cultuur die we graag wilden hebben. Die map legden we op ieder bureau, als gids voor collega’s én nieuwe medewerkers. Hiermee konden we de diep verscholen bedrijfscultuur blootleggen en de gewenste verandering doorvoeren.” Viadesk op het Congres Intranet 2015 from Viadesk on Vimeo.

Waardevolle feedback door onbeperkte toegang

Tijdens Congres Intranet 2015 sprak projectleider Michiel de Jong van Koninklijke Boom Uitgevers over hun ervaringen bij de implementatie van BoomConnect, het social intranet van dit 150 jaar oude familiebedrijf. “Ons oude intranet voldeed niet meer. Boom telt 350 medewerkers verdeeld over 5 locaties en alleen de collega’s in Meppel werkten ermee. Dat moest anders.” De taak die de inmiddels geformeerde projectgroep onder leiding van De Jong meekrijgt is helder: Boom heeft een online platform nodig dat kennisdeling faciliteert en waar medewerkers op intuïtieve wijze samenwerken.
‘De kern is dat dit social intranet moet uitnodigen en verleiden. Met Viadesk vonden we de oplossing.’
6 weken na de start van BoomConnect zijn de eerste ervaringen erg positief. “Iedereen heeft toegang. Met dank aan onze ambassadeurs vinden steeds meer collega’s hun weg naar het nieuwe social intranet . “En dat betekent zeer waardvolle feedback. We krijgen vragen, horen wat er goed is of wat er beter kan. We zijn zeer tevreden”.

Aantrekkelijke content zorgt voor meer gebruikers

“Een leuke inspirerende dag met veel interessante sprekers.” Loes Senssen, digitaal communicatiemanager van de GGD Zuid-Limburg blikt terug op Congres Intranet 2015. Ruim een jaar geleden startten de 500 medewerkers van de GGD met het gebruik van social intranet van Viadesk. Ze vertelt dat deze nieuwe manier van werken de samenwerking enorm heeft bevordert. GGD Zuid LimburgLoes Senssen: “We zien dat steeds meer collega’s gaan publiceren. Het gebruik wordt steeds intensiever. Dat heeft vooral te maken met de content, iets waar ik tijdens Congres Intranet veel over gehoord heb. Om dit te bevorderen gaan we onze mensen trainen om de content interessanter, aantrekkelijker te maken. En echt sociaal, dus niet gestuurd vanuit één centrale redactie.“ Welke tips heb je voor organisaties die een nieuw social intranet moeten implementeren? Senssen: “Je hoort het vaker, maar ambassadeurs zijn erg belangrijk. Zij helpen met het creëren van draagvlak, kunnen hands on vragen beantwoorden en hulp bieden. Het komt erop neer dat je mensen goed moet begeleiden, die gaan niet zomaar van start. Kijk en luister goed, benader mensen en vertel ze hoe het social intranet hen helpt om zaken slimmer en efficiënter op te pakken.” Loes Senssen heeft nog een laatste tip: Heb geduld. Doe het stap-voor-stap en ga niet te snel. Voor je het weet verlies je mensen en bereik je niet je doel: een social intranet waar mensen wél graag komen!