Starten met social intranet? Dit is de ideale voorbereiding!

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 2 juli, 2020

Voor veel organisaties is de eerste stap naar een nieuwe werkwijze vooral gericht op digitale samenwerking. Een social intranet kan in die behoefte voorzien. Maar hoe kom je daarachter? En hoe weet je welk platform voor jou geschikt is? Voor wie wil starten met social intranet is er nu een bijzonder handige manier om daar achter te komen: de Social Intranet Toolkit.

Organisaties gebruiken social intranet om processen te organiseren, medewerkers te betrekken, om kennis te delen en beter samen te werken. Velen zien het platform als de makkelijkste manier op weg naar de digital workplace. Voldoende redenen dus om ermee aan de slag te gaan. Maar welk platform heb je nodig, aan welke wensen en eisen moet deze voldoen, hoe integreer je die nieuwe werkwijze in je bedrijfscultuur en hoe zorg je dat dit project een succes wordt?

Business model canvas als basis

Een ongekend populaire manier om nieuwe ideeën en strategieën vorm te geven is het business model canvas van Alex Osterwalder. Starten met social intranet - Business Model Canvas

Deze visuele, praktische en voor iedereen begrijpbare tool wordt door miljoenen bedrijven ingezet om beter om te gaan met snelle veranderingen. Uit onderzoek blijkt dat het hierbij gaat om:

  • ontwerpen van nieuwe business (36%)
  • het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten (21%)
  • een strategische heroriëntatie (19%)
  • renovatie van bestaande modellen (15%)

Het canvas model gaat over omzet, klanten, relaties en leveranciers. Maar wat als we iets meer naar ‘binnen’ kijken, naar onze manier van samenwerken en communiceren? Hoe inventariseer ik dan de huidige situatie en bepaal ik onze behoefte ten aanzien van een nieuwe werkwijze? Is dan de aanschaf van een social intranet genoeg? Om hierop antwoord te krijgen is er nu de Social Intranet Toolkit.

Doe-het-zelf workshop in één dag: Social Intranet Toolkit

Tijdens Congres Intranet 2016 in Utrecht werd de Social Intranet Toolkit gepresenteerd. Een workshop – gebaseerd op het business model canvas – waarbij stakeholders in één dag inzicht krijgen in het nut én de werking van social intranet, speciaal gericht op de eigen organisatie. Geen algemeen verhaal, maar volledig toegespitst op een specifieke situatie. Met als doel te bepalen welk digitaal platform de gewenste meerwaarde oplevert.

Social Intranet Toolkit doos

De toolkit is een doe-het-zelf-oefening voor organisaties en teams die overwegen om met social intranet te starten. Van essentieel belang is dat je vooraf duidelijke doelstellingen bepaalt die door de gehele organisatie worden gedragen. Zelfs met beperkte kennis van social intranet krijg je met behulp van deze toolkit razendsnel inzicht welke koers je moet varen. Dat scheelt niet alleen veel kostbare tijd en inspanningen, het levert nog iets veel belangrijkers op: je weet nu voor welk platform je moet kiezen.

De zeven belangrijkste thema’s voor een succesvolle uitrol

De zeven thema’s die tijdens de oefening aan de orde komen, behandelen de belangrijkste vraagstukken om tot een succesvolle uitrol te komen. Alles wordt op een aantrekkelijke en overzichtelijke manier in kaart gebracht, inclusief de bekende vakjes en post-its die we uit het business model canvas kennen. Na één dag heb je antwoord op de volgende vragen:

Starten met social intranet workshop toolkit

Waarom willen wij een social intranet?

Dit moet voor iedereen herkenbaar zijn. Om je werk naar behoren uit te voeren wordt je ondersteund door verschillende softwaresystemen. Ook voor projecten kun je terugvallen op diverse tools. Social intranet heeft zich alom bewezen als een krachtig digitaal platform, maar wat is voor jou de aanleiding om hiermee van start te gaan? Bezint alvorens je begint!

Starten met social intranet workshop toolkit

Hoe organiseren wij onze informatie?

Welke specifieke informatiebehoefte hebben je medewerkers? En hoe is dat op dit moment georganiseerd? Wie plaatst welke type informatie, waar doen ze dat en op welke manier? Informatie is er in vele vormen en maten. Organiseer de complexe informatiestroom en zorg ervoor dat deze in goede banen wordt geleid.

Starten met social intranet workshop toolkit

Hoe organiseer ik samenwerking?

Samenwerken is dikwijls moeilijker dan je denkt. Zeker met grote groepen, op verschillende locaties en met afwijkende verantwoordelijkheden. Hoe ziet bij jullie die samenwerking eruit? Wie zijn de stakeholders? Welk doel dient de samenwerking? Op welke manier heb je dat momenteel ingericht? Hoe borg je afspraken?

Starten met social intranet workshop toolkit

Wie betrek ik tijdens de implementatie?

Om een social intranet te laten landen in een organisatie heb je draagvlak nodig. Een digitale community zonder participatie is immers een moeilijke combinatie. Het komt er op neer dat je de juiste stakeholders betrekt. Ga op zoek naar de ‘early adoptors’, mensen binnen de organisatie die openstaan voor vernieuwing, affiniteit hebben met digitaal werken of al fan zijn van het nieuwe intranet. Wie ga jij erbij halen?

Starten met social intranet workshop toolkit

Welke eisen stellen wij aan het nieuwe intranet?

Functionaliteiten. Features. Specs. De knoppen. Wat moet ons social intranet kunnen? Welke gebruikers moeten over welke functionaliteiten beschikken? Het is niet zozeer belangrijk om specifieke functionaliteiten te definiëren, maar vooral om er achter te komen waar de behoefte ligt. De leverancier kan deze uitkomsten uiteindelijk vertalen naar functionaliteit. Kruip in de huid van de gebruiker!

Starten met social intranet workshop toolkit

Hoe pakken we dit project aan?

Als je bovenstaande thema’s behandeld hebt, kun je aan de slag met de inhoud van je social intranet project. Met andere woorden: Hoe ga je starten? Bepaal welke onderdelen je oppakt en koppel aan ieder onderdeel een fasering en prioriteit. Een tip kan ik je alvast meegeven: een social intranet mét draagvlak implementeren kost tijd.

Starten met social intranet workshop toolkit

Hoe evalueren en monitoren wij ons intranet?

De laatste stap. Voordat je feitelijk start met social intranet is het van belang om nu reeds na te denken over hoe je gaat evalueren. Zijn de doelstellingen die je bij aanvang van dit project had gerealiseerd? Is er voldaan aan de initiële behoefte? Meet niet alleen het gebruik (samenwerking), maar ook de informatie (kwaliteit en kennisdeling).

Vraag de gratis Social Intranet toolkit aan

Ja, ik wil de toolkit