Verhoog de productiviteit met Office 365 in jouw social intranet

Robin Gras · Geen categorie · 5 maanden ago

In de afgelopen jaren is het digitale en online werken met verschillende applicaties steeds complexer geworden. Er zijn ontelbare tools beschikbaar om het dagelijkse werk te vereenvoudigen. Dat is een grote stap vooruit die enkele jaren geleden nog ondenkbaar was. Met de integratie van Office 365 in het social intranet als voorbeeld, leggen we uit hoe belangrijk de koppeling tussen verschillende applicaties is.

social intranet office 365

Van webapplicaties naar de digitale werkplek

De digitale werkplek wordt steeds meer werkelijkheid en helpt – idealiter – om ideeën binnen het bedrijf te realiseren, om meer samen te werken en zo de efficiëntie en productiviteit van het bedrijf te verhogen. Als je eenmaal verschillende (web)applicaties gebruikt voor allerlei doeleinden, word je geconfronteerd met het volgende probleem: hoe bewaar je het overzicht? De applicaties worden vaak afzonderlijk en niet in het grote geheel bekeken. Wil je op de lange termijn profiteren van digitalisering en een digital workplace? Bekijk dan de onderlinge relaties tussen de applicaties en koppel ze. Een genie ziet orde in de chaos en dat geldt ook voor de digitale werkplek. Een echte verhoging van de productiviteit en efficiëntie kan alleen worden bereikt als de medewerkers een goed beeld hebben van de beschikbare tools. Hierdoor weten de medewerkers waar ze snel relevante informatie kunnen vinden.

Office 365 en social intranet

Geïntegreerde webapplicaties in een social intranet krijgen steeds meer vaste voet als oplossing. Het social intranet is het perfecte uitgangspunt voor alledaagse webapplicaties, omdat medewerkers er regelmatig online zijn. Ze krijgen er toegang tot belangrijk bedrijfsnieuws, delen documenten en wisselen informatie uit. De voordelen van dit platform kunnen nog verder worden vergroot als gebruikers worden voorzien van uitgebreide opties zoals rechtstreekse toegang tot Word of Excel.

Office 365 in het social intranet van Viadesk

In het social intranet van Viadesk kan in principe elk willekeurig systeem via de API worden geïntegreerd. Hierdoor kunnen gebruikers het Viadesk-platform als een soort dashboard gebruiken, waar alle relevante applicaties van een bedrijf in één oogopslag toegankelijk zijn. Dat bespaart in de eerste plaats tijd, omdat medewerkers niet eerst de relevante informatie van verschillende applicaties bij elkaar hoeven te zoeken, maar alles handig op één plek kunnen vinden – ook al is er een heel scala aan tools beschikbaar. Het Viadesk Social Intranet is uitermate geschikt voor duurzaam kennismanagement. Naast de koppelingen met relevante applicaties kunnen gebruikers ook handleidingen of wiki’s op het platform oproepen. Een veelgebruikte toepassing die in Viadesk Social Intranet wordt geïntegreerd is Office 365. Met Office 365 kunnen mensen eenvoudig aan documenten werken, afspraken maken en communiceren. Door verbinding te maken met het Viadesk Social Intranet wordt een centrale digitale werkplek gecreëerd van waaruit de apps en systemen vanaf één locatie kunnen worden benaderd en bekeken. Dit geeft medewerkers de mogelijkheid om informatie en gedeelde kennis op te slaan in een veilige omgeving waar de persoonlijke gegevens beveiligd worden en gemakkelijk te vinden zijn.

Office 365 en Viadesk: een praktisch voorbeeld

De verbinding tussen Office 365 en Viadesk Social Intranet is zichtbaar op de homepage. Door middel van widgets die individueel kunnen worden aangepast en op de persoonlijke startpagina kunnen worden verplaatst, heeft de gebruiker snel toegang tot verschillende Office-functies zoals SharePoint, de Outlook-kalender of het mailsysteem. Zodra de gebruiker via het social intranet is ingelogd op Office 365, werken de widgets zichzelf bij. Als de gebruiker op een ontvangen e-mail klikt die in de widget wordt weergegeven, wordt hij direct doorgestuurd naar Outlook.

social intranet office 365

SharePoint kan ook in groepen worden geïntegreerd. Als de gebruiker op de SharePoint-snelkoppeling in het menu van de groep klikt, worden alleen de mappen en documenten weergegeven waartoe hij toegang heeft. Dit betekent dat als een SharePoint-snelkoppeling in een groep wordt ingericht, de verschillende groepsleden de individueel vrijgegeven documenten in de bijbehorende map zullen zien.

Als je verschillende bestanden opent, dan kun je ze direct in Viadesk bewerken. Naast het betreffende Excel-, Word- of PowerPoint-document staat een knop, zoals in het voorbeeld “Bewerken in PowerPoint”, waarmee je direct wijzigingen kunt aanbrengen.

office 365

Zo dient Viadesk als interface tussen twee applicaties: het social intranet zelf, waar medewerkers elkaar ontmoeten en samenwerken, en Office 365, het gevestigde systeem dat wordt gebruikt om te communiceren en verschillende documenten uit te wisselen en te bewerken. Het voordeel hiervan is dat de applicaties door middel van centralisatie kunnen worden gekoppeld en niet meer als losse eenheden bestaan.

Wil je meer weten over Office 365?
Meer informatie over de integratie tussen het Viadesk Social Intranet en Office 365 lees je in onze leaflet!