SharePoint versus Viadesk: maatpak of hardloopschoenen?

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 7 januari, 2014

Is het moeilijk om een keuze te maken tussen verschillende systemen zoals SharePoint en Viadesk? Wij vinden van niet. Er zijn immers zoveel verschillen en allebei hebben ze duidelijk voordelen. Maar vooral SharePoint heeft, voordat het intranet überhaupt door een organisatie gebruikt kan worden, wel erg veel haken en ogen. Dan hebben we het nog niet eens over het financiële plaatje. Even kort het opvallendste verschil: SharePoint is een maatwerkproduct met een lange ontwikkeltermijn en driejarige update-cyclus; Viadesk is een kant-en-klaar-intranet met regelmatige updates. Maatwerk betekent uiteraard dat het platform zich exact vormt rond de organisatie en het dus past als een nauwsluitend maatpak. Maar hoelang zit dat lekker en past het nog? De technologie en de mogelijkheden ontwikkelen zich razendsnel. Viadesk is meer als een paar goede wandel- of hardloopschoenen. Die trek je meteen aan en na een korte inloopperiode loop of ren je soepeler dan ooit tevoren.

Kosten (on)zichtbaar

Deze vergelijking gaat ook min of meer op voor de kosten. De totstandkoming van de twee intranetplatforms vraagt om diverse trajecten met bijbehorende prijzen. SharePoint heeft veel niet-transparante kosten voor ontwikkeling en implementatie, afhankelijk van bijvoorbeeld leverancier en versie. Bij Viadesk weet je hoeveel je waarvoor betaalt. Nu kiest men toch vaak voor de lage kosten die je in eerste instantie voorgeschoteld krijgt. Met een laag startbedrag is het makkelijk aankloppen bij de CFO, niet? Het in kaart brengen van de Total Cost of Ownership van SharePoint software-, hardware- en operationele kosten, is volgens ons een heel lastige opgave. De SaaS- of cloudoplossing die Viadesk is, levert een prettige kostenbesparing op door bijvoorbeeld lagere serverkosten en andere IT-infrastructuren.

Vertrouwen in de cloud

Misschien begint het bij een aantal mensen te jeuken. Het woord ‘cloud’ is gevallen. De zweverigheid van deze term komt het gevoel van degelijkheid en veiligheid niet ten goede. Wij weten dat dat een onterecht onderbuikgevoel is, gevoed door voorbeelden die niet relevant zijn voor het gebruik van de cloud in het algemeen, en zeker niet voor die van Viadesk. Het is natuurlijk wel goed om je bewust te zijn van bepaalde zaken. Denk aan privacywet- en regelgeving in Nederland, Europa en daarbuiten. Hoe gaat die om met gegevens in de cloud? Daarnaast valt en staat de veiligheid en privacy bij de manier waarop de data worden opgeslagen en geback-upt. Veel is afhankelijk van de zorgvuldigheid en daadkracht die de cloudaanbieder heeft besteed aan zijn product en dienst. Hoe belangrijk dit dus ook is, het puntje ‘veiligheid en betrouwbaarheid’ kan snel uit- of aangevinkt worden.

Implementatie

Dan een ander punt: de implementatie. Stel: het intranet is eindelijk opgeleverd en je komt als organisatie tot de conclusie dat er features of applicaties missen, hoe groot is die kans? Die is groot in SharePoint, want 80% moet nog worden geïmplementeerd. Hetzelfde percentage applicaties is standaard beschikbaar in Viadesk. Nu mag u raden wat voor traject (en bijbehorende kosten) er nog om de hoek van het SharePoint-intranet komt kijken. Veel mensen zouden liever meteen aan de slag gaan, toch?

Nóg een IT-project

Waarop zijn keuzes voor nieuwe leveranciers vaak gebaseerd? Op gemak, quick wins en ‘wat de boer niet kent vreet ie niet’. Aangezien Microsoft waarschijnlijk al gebruikt wordt in de organisatie, is een keuze voor SharePoint als intranet als inslaan van een bekende weg. Maar gaat een intranet niet veel meer om en over communicatie? Weten de meeste gebruikers niet nagenoeg niks van IT, laat staan dat ze willen na- en meedenken over de inrichting van het platform en de beschikbare features? Precies daarom komt een organisatie bedrogen uit met een intranet dat gestoeld is op IT-keuzes. Maar dat neemt de IT-manager graag voor lief, want die kan vrolijk aan de slag met de doorontwikkeling na wat ontginnende kritiek uit de rest van de organisatie. En dan hebben we het nog niet eens over de gebruiksvriendelijkheid en look & feel van het intranet.

Vaste koers of wendbare vlucht

Bovendien kan het wachten op gewenste updates bij SharePoint een stuk langer duren dan bij Viadesk. Dat heeft te maken met de ‘grootsheid’ en daarmee de logheid van het systeem. U bent als organisatie afhankelijk van de koers die het grote schip vaart. Viadesk is meer een helikopter die op het laatste moment – al dan niet op aangeven van – de passagiers van koers verandert en snel kan landen en weer opstijgen. Zo navigeert Viadesk met haar tijd mee en laat apps voor smartphone en tablets een steeds grotere rol spelen. Terwijl Microsoft vooral de nadruk blijft leggen op de ontwikkeling van paradepaardje Internet Explorer.

Conclusie: maatpak of hardloopschoenen?

In deze tijd van Het Nieuwe Werken – veranderende verhoudingen op de werkvloer, meer transparantie, flexibelere werk-privésituatie, meer samenwerking en creativiteit – is het formele karakter van werken aan het verschuiven naar een iets informelere manier. Werkgevers die hier op inspringen bieden vertrouwde en gebruiksvriendelijke tools en platforms aan, zo ook het intranet. Als dit gebeurt verhoogt dat onmiskenbaar de betrokkenheid van de werknemers bij de organisatie. Men voelt zich gewaardeerd en meer en meer op zijn gemak. Zeg nu zelf: wat past er beter bij deze situatie anno 2014: maatpakken of wandel/hardloopschoenen? Download onze businesscase ‘SharePoint versus Viadesk’ en bepaal zelf wat uw organisatie het beste past.