SharePoint een flop? Don't blame IT

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 21 januari, 2014

Onlangs repte auteur Michiel van Blommenstein in zijn artikel ‘De cloud is niet het ei van columbus’ over de IT-manager die last heeft van freudiaanse trekjes. Zijn interessante artikel bevat een aantal stellingen waar we het niet mee eens zijn, maar de neiging van de IT-manager om alles zelf te doen en te beheren lijkt herkenbaar. Er bestaat angst om invloed te verliezen. De keuze voor een SharePoint-oplossing in plaats van een betaalbare kant-en-klare SaaS-oplossing is dan snel gemaakt. Toch vraag ik me af of het wel eerlijk is om de IT-manager te beschuldigen van controledrift. De waarheid is dat een IT-afdeling vaak onder druk wordt gezet om een SharePoint-beslissing te maken. Het topmanagement heeft namelijk uitgedokterd dat efficiëntie geld oplevert. We spreken hier over de welbekende Return On Investment (ROI). En omdat tijd geld is, dient men ook nog eens morgen te starten. Door deze druk heeft de IT-afdeling de neiging om te kiezen voor het bekende (‘we hebben al iets van Microsoft’) en te gaan voor (schijn)zekerheid: SharePoint. Naar mijn mening is dit vragen om problemen. Want als blijkt dat de dure SharePoint-implementatie niet gebracht heeft wat men verwacht had, dan krijgt de IT-afdeling de beschuldigende vinger toegewezen! De kernvraag in deze is; wat brengt de IT-afdeling zover dat ze zonder blikken of blozen kiezen voor SharePoint? SharePoint is geen klungelig stukje software maar een heus Enterprise Platform dat volgens kenners alles in zich heeft. Echter, juist ook op het gebied van volledige Enterprise oplossingen heeft SaaS veel te bieden. Maar helaas voor de SaaS leverancier geloven IT-managers graag in de theorie dat SharePoint tegelijk standaard is en aanpasbaar. Hij weet namelijk dat zijn eindgebruikers niet echt weten wat ze willen en ook geen zin hebben om zich dat gedetailleerd af te vragen. Bovendien verandert de eindgebruiker nogal vaak van gedachte. Natuurlijk is SharePoint flexibel, want tweaken is makkelijk. Maar met toenemende aanpassingen nemen meestal de tijd en kosten voor bouw, onderhoud en ondersteuning exponentieel toe. De IT-manager moet dus haarfijn in de gaten houden dat die ene extra gevraagde functionaliteit hem geen enorme hoofdbrekens en kosten gaat opleveren. Een bijna onmogelijke opgave. Wilt u echt problemen voorkomen? Dan moet u het keuzeproces voor zowel SharePoint- en SaaS-oplossingen open-minded en bewust ingaan. Voor alle min of meer standaardbehoeften, zoals online samenwerken of projectmanagement, ligt het voor de hand om een SaaS-oplossing te kiezen. Deze kunt u in no time opzetten, tegen een schappelijk maandelijkse tarief. Een bijkomend voordeel van SaaS is dat het u de mogelijkheid biedt om de focus te verleggen van ontwikkelen van software naar het managen van de service. Zorg er wel voor dat u een SaaS-leverancier kiest die met nieuwe technologieën en inzichten meegroeit. En zorg er ook voor dat uw leverancier een luisterend oor heeft en bereid is met u mee te denken. Zo hebt u ook nog eens voordeel van de ervaring van uw leverancier met al zijn klanten. Ben je geïnteresseerd in Enterprise oplossingen met langdurige ontwikkeltrajecten omdat je bijvoorbeeld ook je volledige backoffice wilt integreren, dan is wellicht SharePoint de beste optie. Kortom, wees realistisch en onderzoek wat je op korte en lange termijn nodig hebt. Vervolgens ga je de tools evalueren met een kritische kijk op de componenten die je echt nodig hebt. Daarna zet je er een simpel kostenplaatje tegenover. Ik weet zeker dat je dan een goede keuze maakt en teleurstellingen voorkomt!

Businesscase

Download onze businesscase ‘SharePoint versus Viadesk’ en bepaal zelf wat uw organisatie het beste past.