Een moderne secretaresse kan niet zonder social intranet

Secretaresses, personal assistants en office managers vormen de spil van een organisatie. Een veranderende en vooral ook gedigitaliseerde wereld brengt nieuwe uitdagingen in het vervullen van die spilfunctie. Gelukkig zijn er tal van ondersteunende middelen beschikbaar. Als alles-in-één tool springt er eentje uit: het social intranet.

Een secretaresse of PA heeft vooral heel veel verschillende soorten taken. Feitelijk ben je overal bij betrokken (behalve bij het aloude koffie inschenken). Het is handig om je zaakjes goed te organiseren, overzicht te houden en jezelf beter zichtbaar voor je baas en bedrijf te maken. Met de intrede van Het Nieuwe Werken zien wij collega’s steeds minder vaak in het echt, dus de digitale aanwezigheid van een secretaresse of office manager wint aan belang. Er zijn inmiddels honderden tools en apps die je kunt inzetten als hulpmiddel. Het social intranet biedt uitkomst, omdat het al het nodige combineert.

Social intranet voor secretariële medewerkers en assistenten

• Berichten delen en overleg plegen. Op een social intranet is het heel makkelijk om berichten te delen met relevante ontvangers. Ook als zij zich op verschillende afdelingen of locaties bevinden. Er kunnen groepen worden aangemaakt met een selectie van deelnemers. Bijvoorbeeld alleen het MT, een bepaalde afdeling, een projectgroep of een of meerdere directe collega’s. Ontvangers van je bericht kunnen direct op jou en elkaar reageren. Een conversatie blijft zo overzichtelijk op één plek te lezen. Een dergelijke manier van communiceren helpt om de overload aan e-mails waar veel secretaresses en office managers mee kampen terug te dringen.
• Documenten delen en versiebeheer. Secretarieel medewerkers en aanverwanten hebben veel te maken met documentatie. Zij maken notulen van vergaderingen, maar schrijven ook verslagen, brieven, e-mails en memo’s. Het liefst wil je deze documenten op één centrale plek publiceren, zodat anderen ze kunnen inzien en desgewenst kunnen downloaden en bewerken. Het social intranet is hiervoor de plek. Het verzamelt alle versies van een bestand, kent versienummers toe en een statusupdate. Ook het terugzoeken in oude documenten is makkelijk op een social intranet. Het vormt automatisch een digitaal archief.
• Contacten beheren en opzoeken. Centraal contactpunt zijn is bij uitstek een van de taken van de secretaresse en PA. Hij of zij is degene die gegevens van interne en externe contactpersonen beheert, bijhoudt en desgewenst kan opzoeken. Het intranet kan een deel van deze taak overnemen doordat alle gebruikers ervan erin geregistreerd staan, met alle nodig informatie: functie, afdeling, mailadres, telefoonnummer en foto. Dit maakt het werk van de secretaresse gemakkelijker. Je kunt op allerlei zoektermen een persoon zoeken en vinden en vervolgens direct actie ondernemen: iemand bellen of meteen iets met hem delen op het social intranet.
• Plannen en agendabeheer. Plannen: nog zo’n belangrijk onderdeel uit het takenpakket van de secretaresse, PA en office manager. Zij plannen vergaderingen en andere bijeenkomsten. Dit varieert van een bespreking tussen een manager en een werknemer tot vergaderingen met tientallen afdelingshoofden. Bijeenkomsten waar iedereen fysiek in een ruimte moet komen te zitten of conference calls. In alle gevallen moeten zij ervoor zorgen dat er snel en efficiënt een dag en tijd wordt geprikt. Het social intranet ondersteunt hierin. De secretaresse kan datumsuggesties doen en de mensen die nodig zijn kunnen hun beschikbaarheid aangeven. Deze datumprikker-functionaliteit voorkomt wederom een eindeloze stroom aan e-mails. Ook biedt een intranet de mogelijkheid om alle nodige documenten voor een bijeenkomst van te voren centraal te verzamelen.

Welke strategische voordelen biedt het social intranet aan de secretaresse?

Een social intranet maakt het werk van de secretarieel medewerker, PA of office manager efficiënter. Maar gebruik ervan heeft ook ‘abstractere’ strategische consequenties.

• Zichtbaarheid. Als secretaresse ben je de spil van een organisatie, maar deze rol kun je het best aannemen als je ook als zodanig zichtbaar bent. Doordat mensen steeds vaker vanaf andere locaties dan kantoor werken, krijgt zichtbaarheid een andere betekenis. Door actief te zijn op het social intranet, komen collega’s uit alle lagen van het bedrijf en externe relaties met je in contact. Ook als je ze verder nooit ‘in het echt’ ziet. Dit vergroot je draagvlak in de organisatie.
• Beïnvloeding. Door zaken te regelen via het social intranet, maak je je operationele invloed groter. Je neemt het heft in eigen hand door mensen aan te spreken, informatie te delen, vragen te stellen en afspraken in te plannen. Het social intranet faciliteert proactiviteit zodat je als secretaresse kan sturen in plaats van volgen.
• Betrokkenheid. De naam zegt het al, het social intranet maakt een werkplek socialer. Het kan zelfs fungeren als een soort Facebook voor op de werkvloer. Door zaken te delen op het social intranet, betrek je anderen bij beslissingen en discussies. Interactie is de sleutel tot betrokkenheid. Het social intranet kent een platte structuur. Iedereen kan meedoen, ongeacht de plek in de hiërarchie. De secretaresse, als spil van een organisatie, kan als geen ander de vinger aan de pols houden bij verschillende mensen. Dat begint al met kleine dingen zoals het bijhouden van verjaardagen.

Dit blog is tevens gepubliceerd door Office Rendement, het vakblad voor secretariële medewerkers, pa’s en office managers.