Samenwerken over afdelings- of organisatiegrenzen? Drie tips

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 28 november, 2012

In mijn vorige blogpost gaf ik drie tips over hoe je een sociaal intranet kunt introduceren binnen je organisatie. Tegenwoordig is er binnen organisaties steeds meer behoefte om niet alleen intern, maar ook met externen samen te werken. In deze blogpost ga ik dan ook graag in op een vraag die ik elke dag minimaal één keer hoor van professionals die op zoek zijn naar een online samenwerkplatform: ‘Ik wil graag samenwerken over afdelings- of organisatiegrenzen heen. Hierbij wil ik bijvoorbeeld de klant en/of de samenwerkende organisatie volledig afschermen van de rest. Is dit mogelijk?’ Maar natuurlijk! Dat heeft te maken met verschillende facetten, zoals groepsinstellingen op het online samenwerkplatform en de rechten per groepsdeelnemer. Verder kan de look & feel van het veilige, besloten gedeelte helpen om de groep vertrouwd te maken en de betrokkenheid te vergroten. Daarom de volgende drie tips:

Tip 1

Op een samenwerkplatform van Viadesk kun je verschillende groepen aanmaken, bijvoorbeeld voor een project, een kennisnetwerk of een soort extranet. Creëer een besloten groep voor de samenwerking met een klant en/of een samenwerkende organisatie en nodig alleen deelnemers uit die relevant zijn voor de groep.

Tip 2

Nu zijn er dus deelnemers van buiten de organisatie lid van een groep op jouw platform, misschien wel het intranet. Kan diegene nu ook zien wat er verder gebeurt op dat intranet? Nee, de externe deelnemers hebben alleen toegang tot informatie uit de groepen waarvoor ze zijn uitgenodigd. Dat is voor hun ook fijn, want in hun nieuwsfeed worden ze niet overspoeld met informatie uit andere groepen, die hun niets interesseert. Geen informatieoverload dus.

Tip 3

Maak een eigen huisstijl voor de groep. Deze tip noemde ik ook al in mijn vorige blogpost. Vooral bij het samenwerken met externen is dit heel prettig. Een fysieke interactie kun je natuurlijk nooit vervangen door een digitale, maar de connectie kun je nog steeds maken door bijvoorbeeld het logo van de samenwerkende partij te plaatsen naast je eigen bedrijfslogo. Of door een project- cq kennisnetwerklogo te ontwerpen en bovenaan de groep te plaatsen.

Extra tip

In een samenwerkingsverband kunnen de deelnemers uiteraard verschillende rollen vervullen. Deze rollen kunnen in een groep een passende invulling krijgen. Per deelnemer kunnen namelijk rechten worden ingesteld: alleen lezen, lezen & toevoegen, of: lezen, toevoegen & bewerken. Maak hier dus gebruik van 😉 Volgende keer geef ik graag tips over hoe Viadesk is in te zetten als projectomgeving.