In vijf stappen papierloos vergaderen met Viadesk

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 7 januari, 2013

De laatste weken krijg ik veel vragen over hoe je slim papierloos kunt vergaderen met Viadesk. Logisch natuurlijk, want als je al Viadesk gebruikt kun je met de gratis apps voor iPad, iPhone en Android direct aan de slag. Hoe kun je papierloze vergaderingen opzetten met Viadesk? Hieronder leg ik het in vijf stappen uit.

Stap 1: Viadesk configureren

De eerste stap is het configureren van Viadesk, door: Hiermee heb je een veilige vergaderomgeving gecreëerd die alleen toegankelijk is voor de teamleden.

Stap 2: Voorbereiden vergadering

Vervolgens kun je vergaderingen echt gaan voorbereiden.
  • Per vergadering maak je een map aan, zoals ‘Vergadering\MT 3-12-2012’
  • In die map plaats je de te bespreken documenten, waarvan de bestandsnamen genummerd zijn met de agendapunten (1, 1a, 1b, 2, 3, 4, …). In de apps worden bestanden namelijk automatisch alfabetisch gesorteerd, dus als je ze nummert staan ze direct in de goede volgorde voor de vergadering.
Tip: de snelste manier waarop een projectsecretaris documenten aan Viadesk kan toevoegen en beheren is door je Viadesk-omgeving als netwerkschijf te configureren. Hier kun je de agenda als los document bij plaatsen. Maar die kun je ook in de map zetten als Tekst-item, zodat deze direct leesbaar is in Viadesk.

Stap 3: Plannen vergadering

Het inplannen van vergaderingen kan met de Agenda-functie binnen Viadesk:
  • In de Agenda kun je de gezamenlijke vergaderingen plannen. Iedereen ontvangt daar per e-mail een vergaderverzoek van, dat ze in Outlook en andere agendaprogramma’s direct kunnen accepteren.
  • Vanuit de agenda kun je zelfs koppelingen maken naar de stukken, met behulp van de Gerelateerde Items-functionaliteit. Hiermee zie je onder een agendapunt direct links naar alle relevante documenten.

Stap 4: Tijdens de vergadering

Met de apps (of op een laptop) kun je tijdens de vergadering alle documenten direct inzien. Met de ‘doorgeef-functie’ in de app open je bestanden direct in apps als GoodReader of PDF Expert, waarmee je snel aantekeningen bij bestanden maakt.

Stap 5: Afronden vergadering

Het verslag van de vergadering kan na afloop in de vergadermap worden geplaatst. Bij het plannen van de volgende vergadering kan naar dat verslag worden gelinkt. Binnen sommige organisaties is een conceptverslag niet toegankelijk voor collega’s voordat het is goedgekeurd. In dat geval kun je het verslag verbergen door het beveiligingsniveau van dit item aan te passen. Hiermee bepaal je voor wie een bestand wel of niet toegankekijk is.

Extra: document-workflow

Het is binnen Viadesk ook mogelijk om een document-workflow op te zetten, en hiermee statussen als bijvoorbeeld Concept, Definitief, en Goedgekeurd aan bestanden toe te kennen. Hiermee kun je op een zorgvuldige manier bestanden naar de juiste fase loodsen. Dit kan met behulp van Labels. Mocht je daarin geïnteresseerd zijn, aarzel niet om even contact op te nemen voor een uitgebreidere uitleg. Ben jij al papierloos aan het werk? En kun je daarbij goed gebruik maken van Viadesk? We horen graag over jouw ervaringen!