Mobiel werken: waar app-keuze op gebaseerd kan zijn

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 14 juni, 2013

Foto van iPad met Viadesk app en mobiele telefoon.Steeds vaker verschijnen mobiele devices op de werkvloer. Dat is logisch want in het ‘gewone’ leven hebben smartphones en tablets zich al lang bewezen als succesfactor in sociale interactie en intuïtief gebruik. Waar met name bij bedrijven veelal discussies woeden rond het gebruik van mobiele devices, is er ook veel voor te zeggen om die focus te verleggen naar het gebruik van apps.

Gebruikersgemak

Los van het feit dat de mobiele devices an sich heel erg gebruiksvriendelijk zijn (een kind van drie snapt hoe een iPhone werkt), is het van belang dat het werk en alles wat daarbij komt kijken makkelijker wordt. Die ‘noodzaak’ is tweeledig: enerzijds dwingt de techniek ons, anderzijds is daar de veranderende cultuur, die nog steeds gevat kan worden in de hypeterm Het Nieuwe Werken. Altijd en overal flexibel kunnen werken en resultaten halen ipv uren schrijven. Kort door de bocht.

Meerwaarde

Dit betekent dat bijvoorbeeld een kenniswerker te allen tijde toegang wil hebben tot de meest actuele informatie over projecten. Apps kunnen (moeten) hem daarbij helpen, door sneller kennis van collega’s en informatie binnen de organisatie te kunnen bereiken en benutten.  Deze informatie aanpassen in documenten, nieuwe content maken, dat weer delen met anderen, feedback verkrijgen en nieuwe ideeën genereren. En om zo tot een spontane, maar innovatieve projectgroep en waardevolle resultaten te komen.. van initiatief en tot vervolgactie kunnen via apps gebeuren.

Natuurlijke selectie

Mits deze geen barrière opwerpen; te duur, te weinig toegankelijk, de verkeerde bronnen aanborend, geen of vreemde verbanden leggend. Nee, er zijn slimme, niet te dure en intuïtieve apps voor nodig om de meerwaarde van devices en de kennis en motivatie van de gebruiker te benutten. Ik ga hier niet in op welke dat zijn. De beste komen vaak bovendrijven doordat online alles gereviewd kan worden. En mond-tot-mond werkt ook nog steeds. De natuurlijke selectie doet in de online wereld meestal haar werk.

Afstemming apps en medewerkers

Toch is het aan te bevelen als organisaties bepaalde keuzes voor de medewerkers maken (BYOD of CYOD?). Lang niet alle apps zijn op elkaar afgestemd. Vragen die je kunt stellen, zijn: werkt de app op alle besturingssystemen? Zijn ze veilig en geschikt voor de doeleinden van bijvoorbeeld het centrale platform van de organisatie? Denk aan een social intranet of een projectomgeving. Connected zijn is belangrijk, maar nog beter is het om als organisatie zeker te weten dat niemand buiten de boot valt. Niet iedereen is early adopter en heeft het juiste netwerk of de online skills en een neusje voor apps.

Veiligheid

Zoals ik al noemde blijft veiligheid een grote rol spelen bij de keuze voor toestellen en besturingssystemen. Dat geldt natuurlijk ook bij de keuze voor apps. Waar toestellen voor de buitenwereld geblokkeerd lijken, kan het maar zo zijn dat bijvoorbeeld de Amerikaanse overheid inzage heeft in gegevens, doordat ze toestemming hebben van bepaalde dienstverleners om in gegevens te kunnen kijken. Alle efforts van de ICT-afdeling ten spijt. Hoe makkelijk dat gaat blijkt wel uit de openbaringen van NSA-klokkenluider Snowden.

Papierloos werken

Door het gebruik van apps op de werkvloer zou je ook verwachten dat het papiergebruik afneemt. Veel wordt namelijk digitaal. Een van de voordelen is dat alles ‘getagd’ kan worden en dankzij gebruiksvriendelijke zoekmachines binnen een ‘handomdraai’ voor je digitale neus gebracht. Is dit ook een voordeel voor heel geordende mensen? Of juist van ‘versnipperde chaoten’? Daarnaast is het natuurlijk de vraag hoeveel kosten en tijd bespaard kunnen worden en in welke mate papierloos werken bijdraagt aan het werkproces.

Onderzoek

Viadesk is op dit moment bezig met een onderzoek naar papierloos werken. De uitkomsten verwerken we in een bondig rapport. Ook vergelijken we de resultaten met hoe het in Duitsland gesteld is met werken zonder papier. Ook daar houden we onderzoek. Interessant omdat we nu al merken dat Duitsland nog niet zo ver is met Het Nieuwe Werken. To be continued.