Actuele informatie direct beschikbaar

Sinds 2009 is Viadesk het social intranet van de Veiligheidsregio Zuid Holland. De medewerkers plaatsen documenten, agenderen, starten projecten of delen informatie. Leo den Otter, senior communicatieadviseur van de VRZHZ, geeft een voorbeeld: “Iemand van Rijkswaterstaat logt in op Viadesk en krijgt direct actuele informatie over wie er deze week piket heeft. Maar ook wie je moet bellen als er een sluis openstaat. De brandweer kan de actuele verkeersinformatie bekijken en een andere route nemen omdat de tunnel onder de Noord is afgesloten. Een hele praktische informatiebron dus!“

Centrale redactierol voor overzicht en controle

Iedereen heeft toegang tot Viadesk, met zijn overzichtelijke indeling heel eenvoudig in gebruik. Maar om wildgroei aan informatie op het social intranet te voorkomen, heeft het communicatieteam een centrale rol, waarbij zij de gebruikers ondersteunen. Den Otter: “Wil men een nieuwe groep aanmaken, dan doen wij dat. Volgens een logische opbouw, dat maakt het navigeren een stuk eenvoudiger. Ook het aanmaken van nieuwe accounts doen we daarom centraal.”

De app stimuleert papierloos werken

De medewerkers van de VRZHZ werken op verschillende locaties en gebruiken dikwijls hun eigen smartphone of tablet. Leo den Otter: “De app van Viadesk is geschikt voor alle mobiele apparaten. Het is een kwestie van inloggen en aan de slag gaan. Ik ga zelf regelmatig naar vergaderingen op locatie, dankzij Viadesk kan ik die loodzware tas vol paperassen thuislaten en heb ik genoeg aan mijn tablet met de Viadesk app. Goed voor m’n rug en het scheelt bovendien enorm veel printwerk!”

Viadesk doet het altijd, ook in de cloud

Continuïteit van werken is van groot belang voor de VRZHZ. Het uitvallen van verbindingen of andere technische storingen kan verstrekkende gevolgen hebben. ”Wij werken nu vijf jaar met Viadesk en in al die tijd hebben we geen noemenswaardige technische problemen ondervonden. Meestal gaat het om eenvoudige gebruikersvraag die met eén telefoontje naar de helpdesk van Viadesk is opgelost.”

De keuze destijds voor Viadesk was voor VRZHZ een logische. Al hun software staat immers in de cloud, en dat geldt ook voor Viadesk. “Het SaaS-platform biedt vele voordelen waaronder lage kosten, geen beheer en onderhoud en de mogelijkheid om tijd- en plaats onafhankelijk in te loggen,” aldus den Otter.

Geschikt voor iedere branche

Is Viadesk voor iedereen geschikt? Leo den Otter: “Absoluut! Ongeacht de branche of omvang van je organisatie, Viadesk is een ongelooflijk handig hulpmiddel om de communicatie binnen én buiten je bedrijf te optimaliseren. Voor de VRZHZ levert het vele voordelen op, in tijd en daarmee ook in kosten. Maar zoals met alles: je moet het zelf maar eens proberen. Het maakt je werk een stuk makkelijker!”