Groei naar een speler van wereldformaat

Bijna 25 jaar geleden begonnen als een klein familiebedrijf en inmiddels uitgegroeid tot het grootste Nederlandse vertaal- en tolkbureau. Concorde timmert hard aan de weg om opdrachtgevers als Nespresso, Hema en De Nederlandse Politie te ondersteunen bij hun (inter)nationale ambities. Met hun klantgerichte aanpak is veel succes geboekt, wat zich vertaald naar veel nieuwe collega’s en klanten. Om dit proces in goede banen te leiden vond Concorde het social intranet van Viadesk.

Doeltreffende communicatie wordt steeds belangrijker

Iedereen heeft toegang tot Viadesk, met zijn duidelijke indeling heel eenvoudig in gebruik. Maar om wildgroei aan informatie op het social intranet te voorkomen, heeft het communicatieteam een centrale rol, waarbij zij de gebruikers ondersteunen. De Groot: “Wil men een nieuwe groep? Dan doen wij dat. Volgens een logische opbouw, dat maakt het navigeren veel eenvoudiger. Ook het aanmaken van nieuwe accounts doen we daarom centraal.”

De app stimuleert papierloos werken

In een wereld waarin steeds makkelijker en sneller contact met (buitenlandse) klanten, partners en afnemers gelegd wordt, is doeltreffende communicatie steeds belangrijker. Dat geldt ook voor de medewerkers van Concorde. Het is natuurlijk prachtig dat je groeit, maar hoe zorg je ervoor dat iedereen geïnformeerd en betrokken blijft? De oude netwerkschijven van Concorde zorgden voor informatiechaos. Medewerkers konden niets meer vinden en als ze al een document boven tafel kregen wisten ze niet of ze de actuele versie in handen hadden.

Niet alleen versiebeheer behoorde tot het wensenlijstje van Concorde. Diverse intranets en social tools werden bekeken op prijs, inhoud en leverancier. Het platform moest processen, kennis en informatie ontsluiten. Mee kunnen groeien op het niveau dat Concorde gewend is. Een flexibel en bovenal sociaal platform dat samenwerking en innovatie stimuleert. En bovendien medewerkers de mogelijkheid biedt om persoonlijk op elkaar te reageren.

Ervaren leverancier en bewezen platform

“Amerikaanse leveranciers waren te duur en veel te ingewikkeld,” aldus Raymond de Groot. ”We wilden een gebruiksvriendelijk systeem voor onze medewerkers gebruikt dat voldoende mogelijkheden voor kennisoverdracht had. Ik kende Viadesk al uit mijn studententijd en toen was het al een platform met een aantal gebruiksjaren. Dat schept vertrouwen, het is geen eendagsvlieg.”

Geef mensen een werkbaar product dat ze leuk vinden

Het nieuwe social intranet werd van het ene op het andere moment ingevoerd. Raymond de Groot: “De medewerkers werden meteen in het diepe gegooid. Vooraf is de software natuurlijk getest en goed bevonden, het platform voldeed aan al onze wensen.”

Toen Viadesk werd ingevoerd, vond iedere medewerker een kaartje op zijn computer met daarop de inlogcode voor het nieuwe sociale netwerk. “Geef mensen een werkbaar product dat ze leuk vinden, waar ze echt iets aan hebben en laat ze naar hartenlust experimenteren met alle mogelijkheden,” zegt De Groot.

Persoonlijke dienstverlening

Concorde werkt inmiddels enkele jaren naar volle tevredenheid met Viadesk. Afdelingen werken beter samen, er wordt veel content gepost, brainstorms worden in groepen georganiseerd en met externe partijen worden nieuwe producten ontwikkeld. De manager van het callcenter kan zijn geluk niet op: iedere medewerker (lees: student) heeft dag en nacht toegang tot alle procedures, roosters en relevante informatie. Dat maakt het werk voor hen een stuk efficiënter en prettiger. Daarbij bezorgt het de vele opdrachtgevers van Concorde een persoonlijke dienstverlening die alleen maar blije gezicht oplevert.

“Die persoonlijke service zien we ook terug bij Viadesk”, besluit Raymond de Groot. “Het is een geruststellend idee dat onze leverancier bij wijze van spreken om de hoek zit. Als we ergens mee zitten nemen we heel snel contact op en worden we direct geholpen. Ongeacht of het nu gaat om een vraag van een gebruiker of een technische uitdaging. Dat toont de kennis en flexibiliteit van Viadesk.”