Een kennisdatabase bouwen voor medewerkers – Een “mind palace” op de digitale werkplek

Robin Gras · Digital Workplace Trends · 4 maanden geleden

Een kennisdatabase bouwen kan op veel verschillende manieren. Liefhebbers van de BBC-serie “Sherlock” zijn wellicht bekend met de term “mind palace”. In deze serie laat detective Sherlock Holmes zien hoe zijn brein toegang heeft tot de enorme hoeveelheid kennis die hij eerder heeft opgedaan. Dit doet hij door zijn kennis op een speciale manier op te slaan. Zo schept hij verbanden tussen individuele termen. Hierdoor hoeft hij niet iets bewust te onthouden. Wanneer hij iets waarneemt, komt de daaraan gerelateerde kennis naar boven. Is deze techniek ook van toepassing op dagelijkse werkroutines? En kun je met deze denkwijze een kennisdatabase opbouwen?

kennisdatabank opbouwen

De “mind palace”-methode is al duizenden jaren oud. En kent zijn oorsprong in de tijd van de oude Grieken en Romeinen. Destijds was men al bezig met het onthouden van complexe structuren. Tegenwoordig wordt deze methode vooral gebruikt om grote hoeveelheden kennis juist uit het geheugen te halen.

Het geheugenpaleis – het terughalen van kennis

Het doel van het geheugenpaleis is om grote hoeveelheden kennis op te slaan en op te halen door informatie in fictieve of feitelijke kamers te visualiseren en te archiveren. Door mentale kamers te maken en informatie categorisch te archiveren, is het mogelijk om correlaties en interdisciplinaire informatie te begrijpen en gemakkelijk toegankelijk te maken. Dit is mogelijk omdat informatie is gekoppeld aan de opslaglocatie.

Een voorbeeld hiervan is het opslaan van een wachtwoord in een denkbeeldige kluis. Hier kan het indien nodig worden teruggehaald, zonder dat de gebruiker het altijd moet onthouden.

Hoe werkt de “mind palace”-methode?

Het “bouwen” van een gedachtenpaleis begint met het plaatsen van kennis in denkbeeldige kamers. Naarmate er meer denkbeeldige kamers worden gebouwd, kan er worden gesproken worden over een gedachtenpaleis.

Er wordt gesproken dat de “mind palace”-methode niet geschikt is voor dagelijks gebruik, omdat het te ingewikkeld zou zijn. Deze methode is wel een ruimtelijk ontwerp van hoe kennis en informatie moeten worden opgeslagen. Het is namelijk zo dat door correlaties te verbinden en informatie op associatieve plaatsen te bewaren, kennis gemakkelijker toegankelijk is.

Kan de “mind palace”-methode worden toegepast bij het opbouwen van kennisdatabase?

Deze methode biedt verschillende mogelijkheden voor een ruimtelijk en visueel ontwerp. Echter, een directe kopie van een gedachtenpaleis naar een digital workplace is onmogelijk. Een kennisdatabase opbouwen met de denkwijze van een gedachtenpaleis is wel mogelijk. Achter het toegankelijk maken van grote hoeveelheden kennis via visualisatie, correlatie en categorische archivering moet een sterke strategie zitten. Kijkend naar kennisbeheer vanuit het “mind palace”-perspectief, is het belangrijk om informatie logisch te categoriseren, eenvoudige correlaties te creëren en alle werknemers de gelegenheid te geven om overal toegang te hebben tot die informatie.

informatie structureren

Het geheugen paleis op de digitale werkplek – de kennisdatabase opbouwen

1. Een basisstructuur maken

Reconstrueer de kamers van een geestpaleis op jouw digitale platform in termen van groepen, pagina’s of bestanden. Voordat je begint, moet je goed nadenken over redelijke onderliggende structuren. Hoeveel “hoofdruimten” je nodig hebt, welk doel deze moeten vervullen en hoe zij van binnenuit moeten worden gestructureerd. Daarom is structuur de sleutel. Meestal zou je niet van de zolder naar de kelder springen, toch? Daarom moeten jouw “kamers” zo zijn ingedeeld dat ze logisch aan elkaar zijn gekoppeld: het instellen van subcategorieën en -bestanden en koppelingsgroepen, bestanden of informatie die op elkaar betrekking hebben. Gebruikers kunnen nu beginnen met het categorisch opslaan van hun kennis en informatie.

2. Visualiseer

Het is alom bekend dat door middel van visuele elementen kennis snel wordt verwerkt. Het visuele ontwerp van een geheugenpaleis kan worden weerspiegeld in een digitale werkplek. Je moet ervoor zorgen dat kennis ook wordt overgedragen via foto’s, infographics, video’s of andere tools. Op die manier is het voor gebruikers eenvoudiger om informatie te onthouden en terug te roepen. Bovendien zorgt een aantrekkelijk visueel ontwerp ervoor dat gebruikers meer plezier hebben tijdens het gebruik van het platform.

3. Maak filters

Hoewel er een onbeperkte opslagruimte is, kan er op een digital workplace te veel informatie zijn die niet relevant is. Hierdoor kan een onoverzichtelijke situatie ontstaan. Wanneer je begint met het vastleggen van kennis, wordt het aangeraden om eerst een aantal afwegingen te maken: heb je echt alle informatie, documenten en details nodig? Wat is overbodig? Welke informatie bestaat twee keer? Hoe kan een verband tussen verschillende correlaties worden vastgesteld, zodat ze niet meerdere keren hoeft worden opgeslagen? Het is daarom handig om met slechts enkele mapjes te beginnen. Het is eenvoudiger om structuren op die manier te implementeren, die stapsgewijs kunnen worden verbreed. Zou houd je ook rekening met gebruikersrechten op het platform. In het begin is het redelijk om gebruikersrechten te beperken, zodat ze bijvoorbeeld alleen inhoud kunnen lezen. Hoe meer gebruikers bekend zijn met de digital workplace, hoe meer rechten er aan individuen kunnen worden toegekend. Zo kunnen zij zelf inhoud creëren, de kamers kunnen invullen en verbindingen leggen.

4. Benut alle mogelijkheden

Zorg ervoor dat je de kennis van alle gebruikers gebruikt om een divers repertoire aan informatie te creëren en snel correlaties te identificeren. Laat de gebruikers de kamers vullen met hun individuele kennis. Besteed aandacht aan het instrueren van de gebruikers. Zo worden de structuren beter herkent en wordt chaos vermeden. Gebruik verschillende opslaglocaties voor verschillende doeleinden. Kennistrainingen hebben bijvoorbeeld andere behoeften dan kennisopslag. Zoek een manier om trainingshulpmiddelen te koppelen aan jouw hulpmiddel voor kennisbeheer. Dit biedt gebruikers de mogelijkheid om eenvoudig tussen systemen te schakelen en overlappende verbindingen snel te begrijpen en te documenteren.

5. Ruim op

… plan een lente opruiming in. Net zoals in het gedachtenpaleis is het zo nu en dan verstandig om na te gaan welke kennis nog relevant is. Inhoud en structuren moeten worden gecontroleerd op relevantie. Dit omvat het reviseren, verwijderen of bijwerken van inhoud. Om deze procedure te vereenvoudigen, is het verstandig om de mensen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde inhoud de opdracht te geven om het intranet op te ruimen. Zij zijn namelijk de experts die goed op de hoogte zijn van hun content.

Een kennisdatabase opbouwen in de digital workplace

Via structuur, zoekfuncties en toegankelijkheid hebben gebruikers toegang tot kennis waar en wanneer ze maar willen.

Door een duidelijke structuur en het creëren van links en correlaties hebben gebruikers sneller toegang tot kennis en informatie omdat het logisch verbonden is.

De metafoor van ruimtes op de Digitale Werkplek maakt het begrijpelijk hoe belangrijk een duidelijke toewijzing en scheiding van bepaalde inhoud en hun link is. Zonder deuren kun je geen kamer betreden. Zonder kasten en laden zal een brein, maar ook een digital workplace, een chaos zijn.