Interne social media policy: wat moet erin?

Hans Koekkoek · Klanten · Laatst geupdate op 27 september, 2012

Misschien heb je het wel eens voorbij horen of zien komen: een social media policy. Een document met richtlijnen hoe werknemers zich het liefst zouden gedragen op social media. Waartoe dient zo’n policy? Zowel de werkgever als de werknemer heeft een (latente) behoefte aan houvast in de snelle en dynamische wereld van social media. Werkgevers zijn soms bang dat hun werknemers dingen gaan roepen op social media die het bedrijf in een negatief daglicht kunnen stellen. En werknemers willen juist voorbeelden van wat ze wel en beter niet kunnen doen online.

Angst

Een social media policy kan dus voor beide partijen een soort ‘angst’ wegnemen, en daarmee juist vele mogelijkheden bieden. Nu zijn de meeste social media policies gericht op het gebruik van externe social media. Hoe zit het met de interne social media; het intranet of een ander samenwerkplatform?

Levendige community; maar hoe?

Deze vraag kwam vorige week bij een klant naar boven tijdens een workshop die ik gaf. Deze organisatie werkt al een paar jaar met Viadesk. Ze willen van hun omgeving een levendigere community maken – momenteel wordt hun omgeving vooral gebruikt voor document sharing. Maar wanneer het komt tot interactie lopen gebruikers tegen een drempel aan.

Slechte ervaring

Dit wordt versterkt door een slechte ervaring uit het verleden; een bericht werd verkeerd geïnterpreteerd en de plaatser van dit bericht werd op het matje geroepen. De volgende vragen rezen tijdens de workshop: wie zet nu de eerste stap? Hoe schep je weer een vertrouwde omgeving? En vervolgens .. wat zet je er dan op? Toen ik vroeg: ‘Hebben jullie behoefte aan richtlijnen? stemde iedereen zonder nadenken in: ‘Het zou echt prettig zijn als er iets op papier staat dat we altijd kunnen raadplegen.’

Hoe komen we samen tot een policy?

Elke organisatie is weer anders. En iedereen zet social media op een andere manier in, ook intern. Daarom zijn we benieuwd wat er bij jullie speelt op dit gebied, welke goede en minder goede ervaringen jullie hebben en wat dit oplevert voor jouw organisatie.

Deel jouw ervaring

Jullie en onze ervaringen zullen we op dit blog bundelen en zo komen we samen tot een soort ‘standaard interne social media policy’. Dus: heb jij ervaring of ken je verhalen? Deel ze hier met ons en laat weten wat jij vindt dat er in zo’n policy moet komen staan.