Follow my blog with Bloglovin Interne communicatie op maat voor jouw bedrijf - Viadesk

Interne communicatie op maat voor jouw bedrijf

Robin Gras · Digital Workplace Trends · 3 maanden geleden

Het Duitse bedrijf Kronsteg vindt nieuwe manieren om interne communicatie binnen organisaties in te zetten. In het Duitse Fachmagazin Werbetechnik. wordt deze nieuwe kijk beschreven door Kronsteg’s founder Ricardo Thiele.

sociaal intranet

Interne communicatie van analoog naar digitaal, Wankmüller Präzisionsmechanik GmbH ©

“Interne digitalisering vormt de basis voor het externe concurrentievermogen van een organisatie”, zo verklaart Ricardo Thiele, founder en CEO van het bedrijf Kronsteg. Het bedrijf uit Düsseldorf helpt sinds 2017 organisaties met het vinden van nieuwe digitale manieren om de interne communicatie te bevorderen.

Goed functionerende interne communicatie moet digitaal geregeld zijn. Om extern succesvol te zijn moet een organisatie intern goed functioneren. “Projecten met chatbots zijn bijvoorbeeld geen zeldzaamheid voor klanten. Toch vullen werknemers nog steeds verzoeken om vrije tijd met pen en papier in”, vertelt de CEO in het artikel.

Welk systeem voor welk doel?

Een vraagstuk, waar veel organisaties mee spelen, is welk variant van interne communicatie het best kan worden ingezet. Het is dan ook noodzakelijk om te definiëren waar een dergelijk systeem voor wordt gebruikt. Is dit bijvoorbeeld om processen inzichtelijker te maken? Of om de communicatie tijdens projecten soepeler te laten verlopen?

Een term als narrowcasting wordt veel gebruikt. Een dergelijke werkwijze werkt echter alleen goed als je vanuit het management naar beneden in de organisatie wilt communiceren. Een voorbeeld van narrowcasting is bijvoorbeeld het verspreiden van informatie via beeldschermen op centrale plaatsen in het bedrijf.

Dit kan beter zegt Thiele: “Communicatie kan ook worden gepersonaliseerd en gericht worden verstuurd naar werknemers. De werknemers hebben op hun beurt ook de kans om te reageren en zelf inhoud te publiceren op sociale intranetten”. Hier begint Kronsteg’s werk. Er is een grote verscheidenheid aan sociale intranetten op de markt, die allemaal verschillende functies hebben.

sociaal intranet

De oprichters van Kronsteg-Ricardo Thiele und Patrik Kolligs. ©

Vier factoren die een systeem bepalen

Om de juiste software te kiezen heeft Kronsteg zijn eigen methode ontwikkeld. Zo zijn er vier factoren opgesteld die het juiste advies bepalen. Dit zijn kosten, gebruikerservaring, vereisten en bedrijfscultuur.

De strategie in een notendop. Bij de keuze voor een bepaald systeem moeten onder andere bedrijfscultuurkwesties in acht worden genomen. In welke mate zijn werknemers al vertrouwd met andere systemen? Het is belangrijk om van de komende vijf jaar een beeld te krijgen hoe de kosten er uit gaan zien van nieuwe licenties, systemen, hosting, etc. Kronsteg begeleidt organisaties in alle vier de stappen en helpt de nadruk te leggen op gefundeerde evaluatie van sociale intranetsystemen.

Tips voor de juiste content

Volgens Kronsteg moet de content op een sociaal intranet een mix van enerzijds informatieve content en anderzijds user generated content bevatten. Informatieve content is belangrijk op een intranet. Veel bedrijven hebben richtlijnen of juridische zaken die gecommuniceerd moeten worden met alle werknemers. Ook informatie over bijvoorbeeld het declareren van kosten kan zo eenvoudig worden gedeeld. “Zo is er nog veel meer essentiele informatie dat eenvoudig kan worden gedeeld op een intranet.” zo zegt Thiele.

Veel mensen die bij werkprojecten zijn betrokken zullen beamen dat het veel tijd en moeite scheelt als alle benodigde informatie voor handen is. Een sociaal intranet is zo’n plek. Doordat de content in alle soorten en maten kan worden gedeeld heeft het leidt tot minder frustraties en meer tijd voor andere werkzaamheden. Ricardo Thiele zegt: “De belangrijkste motivatie voor medewerkers om een sociaal intranet te gaan gebruiken is wanneer deze hen daadwerkelijk helpt in hun dagelijks werkproces.”

De praktijk heeft bewezen dat informatieve content op een sociaal intranet na 12 tot 18 maanden moet worden herzien. Dit komt omdat er een kans aanwezig is dat de content niet meer actueel is. De auteur als de redacteuren moeten attent zijn dat de content niet verouderd.

kennis delen

Toegankelijkheid en personalisatie vormen de sleutel

Toegankelijkheid en personalisatie vormen de sleutel

In het agile werkgebied waar veel bedrijven in opereren spelen toegankelijkheid en personalisatie een grote rol. Zo is het belangrijk dat het platform altijd en overal te gebruiken is op verschillende devices. “Dus een app voor smartphones of een responsive ontwerp voor mobiele browsers” betuigd Thiele. Even belangrijk is de personalisatie. Volgens Kronsteg is de tijd van nieuwsbrieven voorbij. Het persoonlijk aanspreken van mensen is essentieel in moderne communicatiestrategen. Zo kan relevante informatie worden vergroot en wordt het makkelijker om een boodschap te consumeren wanneer deze wordt gedeeld.

Deze publicatie is aanvankelijk gepubliceerd in het Duitse blad “Fachmagazin Werbetechnik”