Hoe win je twee werkweken per jaar?

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 25 februari, 2014

In veel organisaties en projecten gebeurt samenwerken per e-mail. En dat is kostbaar. Per jaar zijn we 111 werkdagen met e-mail bezig, waarvan 22% aan het doorzoeken, archiveren en beheren van e-mail. Kortom: 24 werkdagen ben je niet productief. Stel je eens voor dat je dat met de helft zou kunnen terugbrengen? Dan win je twee werkweken. Dat kan het verschil zijn tussen deadlines halen en missen, de concurrent verslaan of juist verslagen worden.

E-mail werkt, maar het kan beter

Het mooie van e-mail is dat het betrouwbaar is en iedereen het snapt. Maar we misbruiken het continu, voor:
  1. het uitwisselen van documenten (76%),
  2. versturen van informatie naar groepen (69%),
  3. het regelen van verantwoordelijkheden binnen de organisatie (60%), en
  4. zoeken naar informatie (59%).
Maar daarmee schuif je het beheer van projectinformatie af naar al je individuele collega’s of teamleden. Dat kan slimmer.

Centraal samenwerken aan projecten

Hoe? Door centraal samen te werken aan projecten en documenten. Een deel van die 24 werkdagen win je terug door:
  1. Projectinformatie samen met je collega’s of projectteam te archiveren en beheren op een centrale plek. Dan hoef je dat niet meer allemaal apart te doen.
  2. De goede (!) zoekfunctie op die centrale plek te gebruiken voor het snel terugvinden van de juiste informatie.
Dat zal afstemming vergen, want een dergelijke manier van werken vereist draagvlak van alle deelnemers. Maar zodra er heldere afspraken zijn gemaakt over hoe jullie dit samen oppakken ga je al snel winst boeken.

De kracht van een centraal platform

Het is dus de moeite om te investeren in een centraal platform voor jouw organisatie. En helemaal als je ziet op welke terreinen je nog meer winst kan boeken. Wil je eens vrijblijvend proeven aan de mogelijkheden van een eigen samenwerkingsplatform of social intranet? Neem dan gerust even contact met ons op.