Hoe introduceer je een sociaal intranet in jouw organisatie? Drie tips

Hans Koekkoek · Klanten · 8 jaar ago

Onlangs is Concorde Group aan de slag gegaan met Viadesk als social intranet. De ruim 100 medewerkers van het bureau zien elkaar niet dagelijks, maar werken toch veel aan dezelfde (vertaal)projecten. Veel interne communicatie verliep via e-mail, maar er was behoefte aan een centraal platform voor communicatie, workflow en interactie; een social intranet dus. Een paar weken geleden heeft Concorde Group het social intranet op een goede manier gelanceerd, zodat iedereen meteen op een enthousiaste manier met Viadesk aan de slag ging. Een mooie case dus en die willen we graag met jullie delen. Aan de hand daarvan drie tips voor een succesvolle implementatie:

 Tip 1:

Zorg voor gebruiksvriendelijke vormgeving:
  • Inventariseer welke functionaliteiten belangrijk zijn voor de verschillende afdelingen. Schakel functionaliteiten uit die niet direct gebruikt gaan worden.
  • Om het platform in eerste instantie ‘body’ te geven is het een idee om voor het eerste gebruik al voor elke afdeling een aparte groep te maken. Plaats per groep een eigen logo voor directe herkenbaarheid en betrokkenheid.
  • Plaats op de homepage een vriendelijk welkom en een korte uitleg over het sociaal intranet. Hierdoor weten de net uitgenodigde medewerkers waarom en hoe ze het platform kunnen gebruiken.

 Tip 2:

Bedenk een leuke actie om het sociaal intranet te introduceren. Concorde Group had een ludieke actie bedacht waarbij medewerkers in de ochtend werden verrast met een lint en een bericht op het computerscherm: ‘Vandaag breekt een nieuw tijdperk aan voor Concorde Group. Misschien is dit wel het laatste stukje papieren communicatie! In je mail vind je een uitnodiging voor Viadesk, hét nieuwe communicatie platform. Veel nuttige maar ook leuke info krijg je straks via dit platform, dus zorg dat je de boot niet mist en meld je snel aan! Als je vragen hebt, kom dan gerust even langs, of bel me op…… ‘ Namens de afdeling marketing veel succes en plezier, en tot op Viadesk!’ Dit bericht enthousiasmeert en stimuleert de medewerkers om direct aan de slag te gaan op Viadesk.

 Tip 3:

Een social intranet draagt bij om het werk van de gebruikers makkelijker, leuker en slimmer te maken. Om met elkaar een zo gebruiksvriendelijk mogelijk platform te krijgen is het goed om naar ieders feedback en input te luisteren. In het begin zijn medewerkers misschien terughoudend, dus stimuleer ze op een vriendelijke manier om mee te denken en hun ideeën te delen.

Wordt vervolgd…

In mijn volgende blogpost beschrijf ik hoe je het sociaal intranet verder kunt indelen, waardoor je interactie en samenwerking over de afdelings- of organisatiegrenzen heen faciliteert en stimuleert.