Het Nieuwe Werken vanuit het oogpunt van de CEO – Een sterk team zonder grenzen

Sina Burghardt · Digital Workplace Trends · 2 maanden geleden

Het Nieuwe Werken, digitale nomaden, de balans tussen werk en leven – Je zult het zelf wel hebben gemerkt, de digitalisering bij bedrijven brengt een flinke lijst met termen met zich mee. Vanuit het oogpunt van de werknemer klinken deze termen zeer verleidelijk: flexibele regelgeving voor werken op afstand (zoals bijvoorbeeld vanuit Canada), flexibele werktijden en nog veel meer.

Met medewerkers hebben we het natuurlijk wel alleen maar één kant van Het Nieuwe Werken belicht. Hoe denken CEO’s over medewerkers die plotseling op afstand van over de hele wereld werken? We hebben dit gevraagd aan Mujibor de Graaf, CEO van Viadesk Digital Workplace Solutions. Hij vertelt over de voordelen en risico’s van digitalisering.

Interview het nieuwe werken

Viadesk biedt oplossingen voor de digitale werkplek. Medewerkers gebruiken dit zelf in hun dagelijks werk. Regelmatig werken er dan ook mensen op afstand. Aan welke eisen moeten er in het bedrijf worden voldaan om deze manier van werken mogelijk te maken?

Bij Viadesk werken we vaak digitaal samen, binnen Nederland, maar ook zeker daarbuiten. Het gevoel van saamhorigheid is naar mijn mening hierbij het belangrijkste. Iemand die bijvoorbeeld meerdere dagen per week thuis werkt – of zelfs alleen maar thuis werkt- moet nog steeds het gevoel hebben dat hij of zij onderdeel is van het team. Dit gevoel van saamhorigheid bevordert ook de samenwerking tussen collega’s, ook als ze niet op kantoor zijn.

Wat betreft de eisen zelf zijn openheid en transparantie de juiste trefwoorden. Als onze medewerkers op kantoor zijn, kun je “zien” dat ze werken. Soms heb ik het gevoel dat thuiswerkers zich snel schuldig voelen, bijvoorbeeld wanneer ze een korte pauze nemen om iets te eten. Ik wil dat slechte gevoel graag bij hen wegnemen. Om fris en gefocust te blijven worden er op kantoor ook kleine pauzes genomen, thuis zou dit niet anders moeten zijn. Als CEO moet ik dus vertrouwen hebben in onze medewerkers dat ze hun werk effectief en goed doen, ongeacht waar ze zijn.

Leestip: Wil jij de interne communicatie binnen jouw organisatie verbeteren? Gebruik deze 8 handige tips!

Zijn er specifieke structuren die het bedrijf nodig heeft om “Het Nieuwe Werken” succesvol te implementeren?

Bedrijfsstructuren spelen hierin zeker een rol, nóg belangrijker vind ik de structuur in het team. Dit betekent dat iedere medewerker weet wanneer de anderen beschikbaar zijn en wie er op kantoor is of op welke dagen ze vrij zijn. Vaste dagen bepalen hier de structuren. Ik wil onze medewerkers echter ook flexibiliteit geven. Zolang veranderingen ruim van tevoren worden aangekondigd, is dit geen probleem. De communicatie hierin is vergelijkbaar met het aangeven van vakantiedagen.

Het is voor mij altijd belangrijk dat de directe communicatie tussen collega’s wordt gehandhaafd. Zo kunnen alle collega’s – waar ze ook zijn – direct met elkaar in contact komen. Het principe “ik ben op het werk en zodra ik wil, kan ik met mijn collega’s communiceren” – moet ook mogelijk zijn als iemand vanuit huis werkt. Het is belangrijk om zichtbaar te zijn voor anderen. Dit roept de vraag op hoe je een social intranet kunt gebruiken, zodat collega’s kunnen zien waar je op dat moment mee bezig bent.

Wanneer medewerkers vanuit Toronto, Boedapest, Mallorca of Frankfurt willen werken, moedig je dit alleen maar aan. Waarom ben je hier zo’n voorstander van?

Het is voor mij bijzonder belangrijk om de individuele dromen en doelen van onze medewerkers te bevorderen. En dat betekent ook dat ik het ondersteun als iemand het positieve gevoel heeft dat hij of zij effectief kan werken vanuit een andere locatie. Dit resulteert in een gezonde balans tussen werk en privé. Uiteindelijk is dit ook goed voor het bedrijf zelf.

Ook ondersteunen we de persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers. Het ideaal van Het Nieuwe Werken is dat medewerkers op elk moment zelfstandig kunnen beslissen waar zij het beste kunnen werken. Maar deze vrijheden gaan ook hand in hand met de behoefte aan nieuwe organisatiestructuren. Binnen Viadesk testen we wat hier het beste werkt. Voor ons betekent Het Nieuwe Werken en de digitale werkplek ook het bijhouden van nieuwe ontwikkelingen, het voortdurend aanpassen en opnieuw uitvinden van onszelf – kortom: lean zijn.

Natuurlijk vertrouw ik erop dat onze medewerkers hun werk effectief en goed doen, ongeacht waar ze zich bevinden. Voor mij maakt het niet uit of een medewerker zich in een ander land of gewoon op kantoor bevindt. Ik ben sowieso geen micromanager, maar vertrouw erop dat ik een goed functionerend team heb met zelfstandige medewerkers.

Bekijk ook: Wil jij weten wat de mogelijkheden zijn van ‘Het Nieuwe Werken’ in jouw bedrijf? Doe de demo!

Welke voordelen brengt Het Nieuwe Werken met zich mee voor het bedrijf?

Ik denk dat Het Nieuwe Werken een positieve dynamiek creëert in bedrijven. Maar ik wil ook graag terugkomen op dat gevoel van saamhorigheid: Als alle medewerkers samenwerken en projecten in teamverband uitvoeren, ontstaat er een positieve werksfeer.

De persoonlijke wensen van medewerkers mag niet worden vergeten. Je hebt te maken met allemaal individuen met verschillende voorkeuren hoe zij het liefst werken. Het Nieuwe Werken geeft ons de vrijheid om de wensen van deze individuen te verwezenlijken. Het voordeel voor ons als bedrijf is dat onze medewerkers hierdoor meer tevreden zijn. Dit dragen zij mee naar de buitenwereld, naar huis, naar vrienden, maar ook in het contact met klanten of partners. En tevreden medewerkers zijn gemotiveerde medewerkers; gemotiveerde medewerkers presteren beter. Niet zelden lees ik artikelen over bedrijven waar miljardenverliezen worden geleden door medewerkers die mentaal al ontslag hebben genomen. Dit moet worden voorkomen. Als onze medewerkers meer tevreden zijn door flexibiliteit en de nieuwe manier van werken, dan zullen deze tevreden medewerkers op de lange termijn leiden tot een winstgevender bedrijf.

Overigens is een bedrijf waar Het nieuwe werken is ingeburgerd direct een aantrekkelijke werkgever. Vandaag de dag vereist het aantrekken van nieuwe werknemers meer dan alleen een goed salaris. Vooral jongere generaties, de generatie Y en Z, die de arbeidsmarkt betreden, willen een flexibel evenwicht tussen werk en privéleven.

Toch zou je denken dat er ook risico’s hangen aan Het Nieuwe Werken. Hoe zie jij dit voor je?

Zoals gezegd is het nadeel van flexibele werkplekken in wezen het gebrek aan persoonlijke uitwisseling. Tot op zekere hoogte kan dit eenvoudig online worden gereproduceerd. Maar vooral wanneer nieuwe medewerkers zich bij het team voegen is het een groot voordeel om elkaar persoonlijk te ontmoeten in plaats van online.

Zo kan bijvoorbeeld de ervaring van oudere werknemers niet zo gemakkelijk online worden doorgegeven. Maar regelmatige meetings kunnen hier bijvoorbeeld wel bij helpen. Toch bestaat het gevaar dat deze afspraken worden vergeten wanneer de nieuwe werknemer meer opdrachten krijgt.

Ik ga ervan uit dat we allemaal professionals zijn, hoe jong het team ook is. Natuurlijk is coaching door ervaren medewerkers een groot pluspunt, zeker in het begin. Maar uiteindelijk moet iedereen voor zichzelf leren en meegroeien met zijn eigen taken. Ook als de coaching bijvoorbeeld korter is of zelfs wegvalt door flexibele werkplekken.

het nieuwe werken nterview

Hoe ga je er zelf mee om als je onderweg bent?

Vooral de verbinding met mijn team is belangrijk. Daarom heb ik ons social intranet altijd op de achtergrond geopend en kijk ik regelmatig op de homepage – om de 5 minuten of zo. Zo kan ik zien wat er gebeurt, of er iets nieuws is geüpload of dat mijn input nodig is. Hetzelfde geldt in de andere richting: Ik moet bereikbaar zijn voor onze medewerkers. Ook andere tools kunnen hierbij behulpzaam zijn, zoals Skype of zelfs Whatsapp.

Kijkend naar mijn taken zou ik in theorie vijf dagen per week thuis kunnen werken. Maar als directeur kan ik niet zomaar niet op kantoor komen opdagen. Als CEO moet ik ook op kantoor zijn en iedereen blijven herinneren aan ons gezamenlijke doel. Het is belangrijk dat ik mijn neus laat zien!

Online samenwerking is vaak heel functioneel. Wat wel jammer is dat informele gesprekken onder het genot van een kopje koffie snel achterwege worden gelaten. Dit soort gesprekken zijn essentieel voor de samenhang van het team. Ik wil ook graag weten wat er op dit moment in het hoofd van onze medewerkers omgaat en hoe de stemming is. Ik ben bijvoorbeeld niet vaak genoeg in het kantoor in Keulen. Op dit moment ben ik er eigenlijk maar één keer per week, dit zouden eigenlijk minstens twee dagen per week. Zodat ook de Keulse collega’s beter op de hoogte zijn van de doelen waar we op dit moment mee bezig zijn.

Jouw businesspartner Marc werkte ook een jaar lang vanuit Zuid-Afrika. Hoe kijk je terug op deze ervaring?

Dat was een bijzonder jaar. Net als mij bevindt hij zich een positie dat hij overal vandaan kan werken. Maar ik herinner me dat hij vaak het gevoel had dat hij geen deel meer uitmaakte van het team. Dus moesten we samen op zoek naar een oplossing. We spraken af dat hij ongeveer elke drie maanden naar Amsterdam zou komen. Natuurlijk was hij blij dat hij vanuit het buitenland kon werken. Maar over deze lange periode was het negatief dat de verbinding tussen zijn collega’s in Amsterdam en hem niet helemaal volgens plan verliep.

Wanneer je als manager in het buitenland bent, is het belangrijk om meetings te blijven plannen. Anders kan het zo gebeuren dat je de hele week geen medewerker hebt gesproken. Het is belangrijk dat iedereen zich ervan bewust is dat je in het buitenland óók bereikbaar bent!

En wat vind je van samenwerken tussen teams in verschillende landen in het algemeen?

Tussen Nederland en Duitsland werkt het geweldig. Maar we hebben ook onafhankelijke teams op beide locaties. En beide teams werken goed samen.

Als daar uitzonderingen op zijn, bijvoorbeeld het werken vanuit Boedapest voor een week, dan is het belangrijk voor de teamgeest om collega’s te laten weten waar je bent, waar je werkt en hoe je werkdag er uit ziet. Misschien is het een goed idee om een soort rooster in te voeren. Bijvoorbeeld, op de eerste dag een kleine quiz “Waar ben ik?”, op de tweede dag stel je je collega’s voor waar je bent en wat er bijzonder is aan de omgeving, de stad en het land. Eigenlijk een soort klein intern dagboekje, wat voor elke collega dezelfde structuur heeft.

Leestip: Hoe creëer je betrokkenheid met externe werknemers? Lees het in onze clientcase.

Nog één laatste vraag: Welke andere tips zou je vanuit het oogpunt van de CEO willen delen?

Dat is een heel goede vraag. Wat is het eerste dat in me opkomt?

Het is heel gemakkelijk om niet te communiceren. Dus mijn eerste tip is: Blijf in contact! Ongeacht van waar je werkt, de connectie met je collega’s is zeer belangrijk en mag niet verloren gaan. Dus waarom deel je niet gewoon een foto van de lunch thuis met je collega’s op kantoor? Of stuur de groeten van kantoor naar je collega’s tijdens de lunchpauze? Zo krijg je niet het gevoel dat je alleen bent en kun je de dagelijkse routine met je collega’s delen, ook al zijn ze op een andere locatie.

Tip 2: Voor een goede samenwerking is meer nodig dan alleen een digitale tool. Een social intranet biedt de perfecte basis en een mooi centraal punt, maar ook directe communicatie via telefoon of video mag in geen geval worden verwaarloosd.

Mijn derde tip is voor ouders. Als je kinderen hebt, blijf dan ook flexibel! Vooral met kleine kinderen kan dit lastig zijn, dat heb ik zelf ervaren. Voor mij als directeur is het daarom belangrijk om te weten dat de partners van onze medewerkers er ook zijn om te helpen. Het is belangrijk om als ouders na te denken over het flexibel inrichten van werktijden en plaatsen. Het is voor ouders zeer handig om de mogelijkheid te hebben om één dag per week thuis te kunnen werken.

Ik heb nog een laatste tip. Sta open voor nieuwe ideeën en heb vertrouwen in je werknemers! Op dit moment zijn wij bezig met het opzetten en optimaliseren van een aantal processen die het voor alle medewerkers duidelijk maakt welke mogelijkheden ze hebben om hun dagelijkse werkzaamheden vorm te geven. In eerste instantie klinkt dit misschien alsof het vrijheden wegneemt, maar dat is het niet. Deze processen vormen eerder een soort kader of leidraad voor de digitale werkplek. Zo wordt deze manier van werken transparant voor alle medewerkers.