Follow my blog with Bloglovin De digitale werkplek en de sleutel tot succes - Viadesk

De digitale werkplek en de sleutel tot succes

Sophia Schroembges · Geen categorie · 2 weken geleden

Hans Koekkoek is een blogger, auteur en business developer uit Amsterdam. In de jaren negentig werkte hij als redacteur voor de NOS en stond hij aan de wieg van World Online, de eerste pan-europese internetprovider, voordat hij een adviesfunctie op zich nam bij Viadesk. In het onderstaande interview deelt hij zijn gedachten over de digitale werkplek, de geschiedenis van Viadesk en wat het merk daarvan heeft geleerd. Verder deelt hij zijn ‘5 factoren voor een succesvol sociale intranet’.

Hans

Wat zijn digital workplace solutions en waarom zijn ze relevant?

In principe is de “digitale werkplek” niets nieuws. IBM gebruikt deze term al sinds het begin van de jaren 2000. Wij ontwikkelen dergelijke oplossingen al zo’n 20 jaar. Het is wel zo dat de branche de laatste jaren snel is veranderd en nu langzaam zijn achterstand inhaalt. De Digital workplace is wat mij betreft een verzamelbegrip, waardoor het lastig kan zijn om het concept in zijn geheel uit te leggen. Digital Workplace Solutions betekent voor ons een online platform dat verschillende tools, informatie en mensen met verschillende behoeften en functies verbindt. Waarom dit relevant is? Omdat die medewerkers uiteindelijk dezelfde mensen zijn die privé veel tijd doorbrengen op sociale media. Het is de digitale generatie, die gewend is om zeer snel toegang te krijgen tot informatie. Als zij met tools kunnen werken die ze gewend zijn, verhoogt dat hun tevredenheid en productiviteit. Het bedrijf als geheel wordt efficiënter omdat hun medewerkers snel hun kennis kunnen delen, flexibeler kunnen werken, processen kunnen verbeteren en vereenvoudigen en alle informatie die ze nodig hebben binnen handbereik hebben. Iedereen heeft te allen tijde toegang tot deze oplossingen, ook de buitendienstmedewerker die de hele week op pad is op jacht naar de volgende deal.

Voor welke uitdagingen staat de branche?

Het is duidelijk dat digitalisering de manier waarop we met elkaar omgaan en werken verandert. Het wordt hard werken om ons aan te passen en digitale processen te optimaliseren. Verder is het belangrijk dat we gelijke tred houden met de snelheid van de digitalisering en dat we de kansen die zich aandienen zien en benutten. Dat is een bepalende factor in de digitale wereld. Er worden voortdurend nieuwe banen gecreëerd en kunstmatige intelligentie verandert de manier waarop software wordt ontwikkeld. Bovendien veranderen de wensen van klanten; zij verwachten dat onze tools intuïtief en slim zijn. De mogelijkheid van personalisatie wordt steeds relevanter. Als ze een product niet snel begrijpen, heb je al verloren.

Tot slot ga ik ervan uit dat we het kantoor als zodanig eigenlijk helemaal niet meer nodig hebben. Ik bedoel, we hebben het kantoor uiteraard nodig, maar het is niet strikt noodzakelijk om te kunnen werken. Dit maakt de 24/7 economie mogelijk, waarin mensen kunnen werken hoe en wanneer ze willen. Ze maken gebruik van hun eigen apparaten en kunnen plaats- en tijd onafhankelijk werken. Voor ons bestaat de uitdaging erin om altijd een stap vooruit te denken en te weten hoe mensen werken en wat hun behoeften zijn. Want als we dat niet doen, kunnen we niets voor hen ontwikkelen. Ook al verandert onze wereld steeds sneller en worden er continu nieuwe tools op de markt gebracht, ons basisprincipe blijft hetzelfde: mensen met elkaar verbinden.

Viadesk biedt haar producten en diensten al meer dan 20 jaar aan. Wat is er in de loop der jaren veranderd?

Toen de mensen in de jaren negentig net online gingen, behoorden onze oprichters Marc en Mujibor tot de eersten die de mogelijkheid zagen om mensen met elkaar in contact te brengen en hun problemen op te lossen. Viadesk was aanvankelijk een studententool om samen huiswerk te maken of in kleine groepen samen te werken – vanuit huis. Dus het is allemaal klein begonnen op een min of meer persoonlijk niveau, van de ene student naar de andere. Later realiseerden ze zich dat wat ze al op kleine schaal deden, ook geschikt was om grotere groepen met dezelfde interesses, doelen of waarden aan elkaar te verbinden.

Daarom zijn ze zich gaan specialiseren in zakelijke toepassingen, om bedrijven te voorzien van tools waarmee ze slimmer en flexibeler kunnen werken, op een digitaal platform dat hen veel handige functies biedt. Vanaf dat moment heeft Viadesk zich ontwikkeld tot wat het nu is. Rond 2010 hebben we steeds meer sociale componenten toegevoegd, die gericht zijn op de klassieke sociale media. Het is uitgegroeid tot een platform waarop mensen daadwerkelijk werken: het is hun digitale kantoor die ze samen delen en waar ze individueel hun eigen plek hebben. Het geheim van het succes van Viadesk, en later van onze andere tools, is dat het is ontwikkeld vanuit de gebruikersbehoefte. En ons basisprincipe is nog steeds hetzelfde: mensen verbinden door hen de tools te geven waarmee ze hun vaardigheden en competenties kunnen ontwikkelen en waardevolle ervaring kunnen opdoen. Het allerbelangrijkst is dat ze het gevoel hebben dat ze iets bereikt hebben: voor zichzelf en voor de mensen met wie ze werken. Daar heeft iedereen iets aan!

Teaser

Hoe hebben Viadesk-klanten van deze service geprofiteerd?

Ik denk dat hun voordeel vooral ligt in de flexibiliteit en de snelle implementatie van onze oplossingen. We hebben bijvoorbeeld een platform opgezet voor meer dan 26.000 huisartsen en zorgspecialisten. Ze hadden al een tool, maar die was verouderd en ingewikkeld qua gebruik en inrichting. Al met al kostte het hen te veel tijd om de achterliggende technologie onder de knie te krijgen. De artsen hebben het altijd erg druk, waardoor ze weinig tijd hebben om collega’s te raadplegen of meningen uit te wisselen. Daarom hadden ze dringend behoefte aan een nieuw platform om kennis en informatie met elkaar te delen. Onze tool is een kant-en-klare oplossing,wordt voortdurend doorontwikkelt en heeft een bewezen staat van dienst. De huisartsen hoefden zich geen zorgen meer te maken over zaken als veiligheid, privacy of de actualiteit van het platform, simpelweg omdat wij alles uit handen nemen.

Wat ze allemaal op dat platform doen? Ik ben er zelf niet actief, maar dat gaat van informatie uitwisselen, kennisdelen, samenwerken, projecten plannen en gewoonweg betrokken deelgenoot zijn van een mooi community. Samenvattend zou ik zeggen dat de belangrijkste voordelen flexibiliteit, snelle installatie, veiligheid, de constante doorontwikkeling en onze ervaring zijn op het gebied van implementatie en adoptie. Dankzij het nieuwe social intranet van Viadesk zagen de artsen het aantal reacties met ongeveer 29% toenemen, dus veel meer betrokkenheid, en nam het aantal posts met liefst 59% toe ten opzicht van het oude platform.

Wat waarderen de klanten volgens jou het meest aan Viadesk?

Ze waarderen niet alleen dat we voortdurend bezig zijn met het verder ontwikkelen, verbeteren en personaliseren van onze tools, maar ook dat we echt weten hoe ze het beste kunnen worden gebruikt en hoe je er het meeste profijt uit haalt. Dankzij onze 20 jaar ervaring begrijpen wij hoe organisaties werken, waar hun behoefte ligt, welke uitdagingen zij hebben en dus hoe zij op de juiste manier van de tools gebruik kunnen maken. Wij zorgen voor de implementatie en invoering en informeren onze klanten persoonlijk hoe zij de platforms kunnen gebruiken en combineren met andere toepassingen. Hierdoor kunnen klanten geleidelijk aan zelf onze tools inrichten, wat onze oplossingen zeer veelzijdig maakt. Klanten waarderen de combinatie van technologie, veiligheid, kennis en betrouwbaarheid. En niet te vergeten de persoonlijke communicatie met onze medewerkers, wat we erg belangrijk vinden.

En wat heeft Viadesk geleerd van zijn klanten?

Veel. Van hun wensen, ambities, behoeften en uitdagingen. We hebben een breed scala aan klanten, waaronder gemeenten, ngo’s en commerciële bedrijven, die allemaal verschillende behoeften hebben. Door die diversiteit aan klanten met hun specifieke vragen, zijn wij in staat om hen adequaat te ondersteunen en te adviseren. Het gaat niet alleen over de oplossing bij een actueel vraagstuk, maar zeker ook over meekijken naar de toekomst. Wat zijn hun werkelijke ambities en doelstellingen? Waar draait het om in hun onderneming? Hoe werken ze? Wie is er allemaal bij betrokken? Wat is het doel? Hoe zal het zich in de toekomst ontwikkelen? We hebben geleerd om naar mensen te luisteren en hun inzichten te verwerken in onze tools. Ons sociale intranet bestaat al vele jaren, maar wordt voortdurend afgestemd op de veranderende behoeften en gedragingen. En we hebben geleerd dat één tool niet genoeg is. Daarom hebben we ook andere toepassingen ontwikkeld voor de digitale werkplek, zoals Coursepath LMS en Collegia, prachtige slimme tools die gericht zijn op het leerproces binnen een bedrijf.

We proberen ons altijd op de essentie van de wensen en doelstellingen van de klant te richten, om zo nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen die voor alle klanten toepasbaar zijn. We hebben het vermogen ontwikkeld om prioriteiten te stellen en tegelijkertijd iedereen erbij te betrekken. Zonder uitzondering. Dat doen we omdat we oplossingen willen bieden die voor iedereen toegankelijk zijn. In principe leren we nog steeds elke dag van onze klanten door voortdurend nieuwe inzichten op onze producten te krijgen, nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen en te leren vanuit een ander perspectief naar onszelf te kijken.

Kun je nogmaals samenvatten wat de belangrijkste ervaringen zijn die Viadesk heeft opgedaan?

In de afgelopen 20 jaar hebben we geleerd dat de uitkomst van het gebruik van onze ‘Digital Workplace Solutions’ voor inclusiviteit zorgt. Dat houdt in dat iedereen die toegang heeft tot onze tools, betrokken is, mee mag doen, niet buitengesloten wordt. Zonder uitzondering. Mensen hebben van nature de behoefte ergens bij te horen én zich te ontwikkelen. Want dat is waar het al die jaren al om draaide. We hebben geleerd om de juiste vragen te stellen over het doel van een tool die klanten voor ogen hebben en over hun ambities en problemen. We hebben meer geleerd over de verschillende belangen binnen een organisatie waarop onze tools moeten worden afgestemd. We leren voortdurend over de specifieke behoeften van bedrijven, we luisteren naar hen en we ontwikkelen onze tools echt samen met hen. Het komt erop neer dat we altijd proberen om op nieuwe manieren te denken en vooruit te plannen – altijd stap voor stap. In het begin bood ons bedrijf alleen kleinschalige platformen aan. Dat ontwikkelde zich geleidelijk tot complexere platformen, terwijl ons basisprincipe altijd hetzelfde bleef. Alleen de nuances zijn veranderd.

Wat zou je klanten aanraden om succesvol een digitale werkplek te implementeren?

Een efficiënte digitale werkplek begint met de juiste mindset. Voor klanten die hun eigen digitale werkplek willen implementeren, raad ik vijf dingen aan:

Erfolgsfaktoren

Wat je waarschijnlijk ook interessant vindt…