Binnenkort: printen onze oosterburen meer dan wij?

Hans Koekkoek · Geen categorie · Laatst geupdate op 18 juli, 2013

Voordat we binnenkort de resultaten van ons onderzoek naar papierloos werken publiceren, beschouwen we hier graag even voor. Want ‘Papierloos werken’, wat houdt dat eigenlijk in? Daar is geen vaste definitie voor. Het is ook een van de redenen om hierover onderzoek te doen en te kijken hoe mensen aankijken tegen het werken in een papierloos kantoor, in het voorwoord van het onderzoek omschreven als: ‘een werkomgeving waar het gebruik van papier is geëlimineerd of zoveel mogelijk verminderd.’ Hoe zou dat er in de praktijk uit moeten zien? Stel het ‘pre-mobiele tijdperk’ voor. Er zit een document in je mail dat grondig doorgenomen moet worden. Je zit achter je bureau en kunt het document openen op je pc, dan is de keuze eenvoudig: lezen op het beeldscherm of uitprinten en lezen van papier.

Op pad

Het wordt al een ander verhaal als je bijvoorbeeld naar een vergadering moet, of op pad voor een afspraak buiten de deur. In het pre-mobiele tijdperk had je nu al geen keuze meer: het document moet worden uitgeprint, immers je kunt moeilijk je pc meenemen in je tas en in de auto. (Natuurlijk kun je dit chargeren omdat de notebook een goede optie is voor in de trein.) Uiteraard kun je hierin onderscheid maken tussen klein of groot document, de aard van het document (privacygevoelig of niet) en of het gaat om alleen lezen, aantekeningen maken of ook bewerken ervan. In al deze gevallen in het pre-mobiele tijdperk lijkt het nut van printen verdedigbaar omdat het lezen, het bladeren, aantekeningen maken in het document tijdens een vergadering of onderweg, nu eenmaal makkelijker werkt op papier dan op pc of notebook.

Intrede van smartphone en tablet

Maar dan komt de intrede van de smartphones en tablets. En daarmee ook de beschikbaarheid van apps die zich specifiek richten op het weergeven, opslaan en bewerken van documenten. In alle bovengenoemde situaties lijkt de noodzaak om het document daadwerkelijk uit te printen aanzienlijk kleiner. Voor het gemak bekijken we weer het keuzemoment voor het al dan niet uitprinten van een ontvangen document: je wilt een document dat iemand heeft gemaild openen, en vervolgens meenemen naar een vergadering of voor onderweg. Wat zijn nu de opties? Documenten zijn nu heel makkelijk af te lezen van de mobiel of tablet. Bovendien is het al lang niet meer ongebruikelijk om in het openbaar of zelfs in vergaderingen een mobiele device bij de hand te hebben. Als je dus in het bezit bent van een van twee (of allebei) dan beschik je dus niet alleen over dat ene document, maar over zoveel documenten als je wilt, zonder maar één velletje papier geprint te hebben. Downloaden, openen, aantekeningen maken, opslaan, uploaden (ervan uitgaande dat er internet beschikbaar is, hoewel er ook steeds meer offline mogelijk is, maar daarover een ander keer), elke behoefte kan worden vervuld.

Hoe gaan Nederland en Duitsland om met deze kans?

Nu lijkt het ons dus interessant om te kijken hoe er met deze ‘kans’ wordt omgegaan: in Nederland en in Duitsland. Er zijn natuurlijk voorspellingen te doen, bijvoorbeeld aan de hand van het percentage mobielgebruik in deze landen en de mate waarop dit geïntegreerd is op de werkvloer. De term Het Nieuwe Werken dient zich weer aan en je hoeft geen helderziende te zijn dat Nederland hierin een vooruitstrevend land is. Aan de andere kant laat Duitsland zich graag voorstaan dat het duurzaamheid hoog in het vaandel heeft.

Onderzoek

We hebben 580 Duitsers en 309 Nederlanders ondervraagd. Aan de hand van 33 vragen en stellingen proberen we het hoe en waarom van het gebruik van papier en mobiele apparatuur op de werkvloer te achterhalen. Binnenkort publiceren we hier de resultaten. Printen Duitsers meer dan Nederlanders? Hoe is de verdeling van het gebruik van smartphones en tablets? En hoe worden die ingezet? Is er überhaupt vertrouwen in papierloos werken? Binnenkort meer. Hou ons blog in de gaten!