Van een verouderd naar een modern social intranet

Hans Koekkoek · Artikel · 11 maanden geleden

Tompouce Sparkle Social Intranet BCT

Eind december 2016 is ‘Sparkle’ van start gegaan, het social intranet van BCT in Sittard. Een maand na de aftrap spreken we met kennismanager Debbie van Cleef die enthousiast vertelt over een ‘sparkle’tje’ en de eerste ervaringen op het platform van Viadesk.

De verouderde SharePoint omgeving voldeed niet meer

Een verouderde SharePoint omgeving noopte BCT, leverancier van Enterprise Management systemen, om op zoek te gaan naar een platform met een gelijkwaardige functionaliteit. Liefst een moderne versie met een sociale component om samenwerken, kennisdelen en communicatie mogelijk te maken. Kort voor de kerstdagen mondde deze wens uit in de lancering van Sparkle, het social intranet van Viadesk.

Onder het genot van mini ‘Sparkle’-tompoucen werden de medewerkers van BCT op 15 december getrakteerd op een gloednieuw social intranet. Nieuwsgierig naar de eerste bevindingen spraken we met kennismanager Debbie van Cleef van BCT.

Waarom heeft BCT voor social intranet van Viadesk gekozen?

Debbie: Onze SharePoint-omgeving was sterk verouderd en werd niet meer ondersteund. De aangeboden informatie werd nog veel gebruikt, maar de structuur paste niet meer bij onze huidige organisatie. Het aanvankelijke plan om een nieuwe SharePoint-omgeving te bouwen werd aan de kant gezet toen we ontdekten dat Viadesk ons kon bieden wat we nodig hadden én meer. De ‘social’ aspecten qua samenwerken en communiceren spraken ons namelijk erg aan. Een manier van communiceren die perfect past in deze tijd.

Hoe is het nieuwe intranet geïntroduceerd bij de collega’s?

Debbie van Cleef vervangt verouderde Sharepoint door Viadesk Social Intranet Debbie: We zijn een zestal weken voor lancering begonnen met een e-mailcampagne. Die informeerde de collega’s over het tijdspad en de mogelijkheden van Viadesk. Ook spoorden we collega’s aan om de informatie op SharePoint kritisch te bekijken. Een één-op-één overzetting was niet aan de orde. Bij het bepalen van de groepsstructuur hebben we goed gekeken naar het nut van de informatie voor de medewerkers. Deze nieuwe structuur hebben we vervolgens getoetst via een aantal card sorting sessies.

Sparkle? Hoe zijn jullie tot deze naam gekomen?

Debbie: Via de e-mailcampagne hebben we collega’s opgeroepen tot het verzinnen van een geschikte naam. Van de ongeveer 10 suggesties hebben we shortlist gemaakt van 3 opties. Uit de stemronde kwam Sparkle als winnaar naar voren. Sparkle is kort voor System Providing Access to Research Knowledge Learning & Education.

Hoe is de officiële lancering verlopen?

Debbie: We hebben op 15 en 16 december en in de week daarna iedere dag korte introductiesessies georganiseerd. Hierin hebben we Sparkle gedemonstreerd en is er uitleg gegeven over de nieuwe structuur van de informatie. De introductie hebben we gevierd met heerlijke mini Sparkle tompoucen!

Ben je tevreden over de adoptietraject?

Debbie: Ja absoluut. Die is prima verlopen. We zijn 15 december gestart met een beperkte set aan informatie. Het is natuurlijk even wennen voor iedereen, maar de reacties zijn positief. Sinds de lancering van het platform is veel informatie beoordeeld en toegevoegd, waardoor we nu een goedgevulde omgeving hebben!

Wat zijn de eerste reacties?

Debbie: De eerste bevindingen zijn positief. Sparkle wordt goed gebruikt en de zoekfunctie wordt door iedereen binnen BCT als erg prettig ervaren. Vooral de nieuwsberichten en agenda behoren tot de meest gebruikte onderdelen. Een (nieuws)bericht op Sparkle wordt in de wandelgangen al een sparkle’tje genoemd en ik heb sparklen ook al als werkwoord gehoord. Ik ben tevreden!

Ervaar zelf het social intranet van Viadesk

Benieuwd wat social intranet voor uw organisatie kan betekenen? Bel, mail of vraag direct een demo aan voor een persoonlijke rondleiding.

Vraag een gratis demo aan →