3 tips voor het kiezen van een geschikt intranet platform

Annika Willers · Artikel · 7 jaar geleden

Screenshot van de Persoonlijke startpagina in Viadesk social intranet software

Het moderne intranet verandert drastisch. Generatie-Y zal in de toekomst goed zijn voor meer dan 50% van de beroepsbevolking. Deze generatie vindt veel organisaties niet aantrekkelijk omdat ze binnen bedrijven vaak geconfronteerd worden met een ‘saai’ en ‘statisch’ intranet platform waarop nauwelijks tot niet kan worden samengewerkt.

Invloed van Generatie Y

Het intranet loopt achter bij de ‘sociale’ communicatiemiddelen die tegenwoordig op het internet in overvloed worden aangeboden. Het is voornamelijk generatie-Y, opgegroeid met computers en die actief in het sociale tijdperk vertegenwoordigd zijn, die zich storen aan de verouderde ICT-structuur binnen organisaties.

Mede hierdoor zul je als bedrijf genoodzaakt zijn het statische intranet aan te passen aan de huidige ontwikkelingen om werknemers effectief en efficiënt te laten samenwerken.

Het is daarom ook niet merkwaardig dat het omvormen van het huidige ‘saaie’ intranet naar een social intranet platform tegenwoordig bij veel bedrijven hoog in de ‘to-do-lijst’ staat. Meer dan de helft van de organisaties in het onderzoek van Entopic naar het gebruik van het intranet, geeft aan het intranet om te vormen naar een social intranet.

Omvormen is een tijdrovend proces

Dit is echter een tijdrovend en kostbaar proces. Althans dat is wat bij veel organisaties gedacht wordt. Dit hoeft echter niet het geval te zijn. Er worden tal van kant-en-klare intranet platformen aangeboden. Maar wees allereerst realistisch en onderzoek wat je op korte en lange termijn nodig hebt. Evalueer de tools met een kritische kijk op de componenten die je echt nodig hebt en waar je medewerkers graag mee willen werken. Stel desnoods een enquête op om te achterhalen wat de behoeftes zijn van je medewerkers met betrekking tot het intranet. Vervolgens kun je starten met het zoeken naar een juiste aanbieder.

Maar hoe kies je nu de juiste aanbieder met het geschikte platform voor je organisatie? En waarop baseer jij je koopbeslissingen? Voor diegene die niet weten hoe zij zich het best kunnen oriënteren, zal ik alvast een aantal basis-tips meegeven waarmee je de zoektocht kan beginnen.

1. Wees bewust van de te leveren waardes

Allereerst is het uiterst belangrijk dat je bewust wordt van ‘de geleverde waarde’ van elk aangeboden platform. Het gaat hier om vragen als: ‘welke waarde wordt geleverd’ en ‘welke functionaliteiten zitten bij het platform inbegrepen?’ Denk bij ‘de geleverde waarde’ aan bijvoorbeeld het terugbrengen van het e-mailverkeer of het stimuleren van meer dialoog bij je medewerkers.

Reflecteer deze waardes terug op de wensen en behoefte die je voorafgaand hebt opgesteld. Er is niets belangrijker dan het perfect aansluiten van je intranet op de behoefte vanuit de organisatie en werknemers.

Vervolgens toets je deze waardes bij Nederlandse social intranetaanbieders. Bij alle Amerikaanse leveranciers (Yammer, Microsoft365, Google Docs, LinkedIn, Twitter, Basecamp, etc) heeft de Amerikaanse overheid namelijk toegang tot uw informatie en valt alles onder buitenlandse regel- en wetgeving. Uw privacy wordt dus niet optimaal gewaarborgd.

2. Check testimonials op tevredenheid van klanten

Nadat je jezelf hebt georiënteerd en weet welke aanbieders een potentieel geschikt social intranetplatform voor je organisatie aanbieden, kun je vervolgens dieper graven. Het is namelijk belangrijk dat u verder kijkt dan alleen de functionaliteiten.

Baseer je beslissing onder meer op de tevredenheid van klanten van een aanbieder en niet op het totaal aantal klanten. Iedere aanbieder kan een groot klantenbestand opbouwen en daarmee gaan ‘patsen’.

Kijk goed naar referenties, testimonials en/of video’s waarin organisaties het platform toelichten. Case studies kunnen daarbij ook een handig middel zijn. Zo kun je kijken wat de ‘Return on investment’ is bij organisaties van soortgelijke grootte en branche die dat platform al hebben geïmplementeerd.

3. Een introductie staat garant voor succes

Naast bovenstaand gegeven is het ook belangrijk dat de aanbieder meer ervaring heeft dan enkel het installeren van de software. Een goede implementatie van het intranet is het halve werk. Mijn collega Ashraf heeft hier al een blogpost over geschreven aan de hand van een bestaande case.

Deze basis-(start)tips leiden je ongetwijfeld naar een effectief intranet platform. Heb je vragen? Neem gerust contact op om met ons van gedachten te wisselen over dit onderwerp.