Van intranet uitgebreid naar hét communicatieplatform

De Brandweerregio Zuid-Holland Zuid (RBZHZ) is Viadesk gaan gebruiken omdat er een duidelijke wens was: één centrale plek voor alle informatie. Voor al haar medewerkers, maar vooral ook voor de andere 18 lokale brandweerkorpsen binnen de regio.

Viadesk als Partner

Dick Fijnekam bureauhoofd Facilitaire Zaken vertelt: "Viadesk was voor ons dé partner: een extranet omgeving via internet benaderbaar. Alle medewerkers van de regionale brandweer loggen in op Viadesk en hebben toegang tot de informatie."

De keuze voor Viadesk

Van de NVBR (Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding) hoorde RBZHZ positieve verhalen over Viadesk. Eén van de voorwaarde was dat het geen ingewikkeld en langdurig traject mocht worden (noot redactie: dit zou ook niet passen bij de mentaliteit van de brandweer). "Met Viadesk hebben we een goede oplossing in huis gehaald waar we direct mee aan de slag kunnen en mee kunnen uitbreiden. Het mooie is dat Viadesk met ons mee groeit."

Het intranet telt momenteel meer dan 250 gebruikers en 40 verschillende regionale en lokale werkgroepen. In de nabije toekomst – zodra de regionalisering verder is voltooid en de veiligheidsregio van start gaat – worden dat alleen maar meer gebruikers.

Kostenbesparing

Alle documenten die de brandweer vroeger per post verstuurden, worden nu op Viadesk gezet. "Vroeger kregen de 19 korpscommandanten enorme stapels post. Nu staat alles overzichtelijk in Viadesk. Hiermee besparen we enorm vel op porto,- en printkosten. Daarnaast weten we ook zeker dat we iedereen bereiken en het werkt veel sneller. Je zet het op Viadesk en het is geregeld. Dat is een mooi voordeel van Viadesk."

Relevante informatie bij de juiste persoon

Met Viadesk is het mogelijk om onderscheid te maken tussen de verschillende soorten informatie. "Zo moeten wij in onze berichtgeving rekening houden met voor wie de informatie bedoeld is. Dat kan heel gemakkelijk in Viadesk, want hiermee kunnen we onderscheid maken voor wie de informatie relevant is. Zo hoeft de commandant in Streefkerk niet te weten dat de kazernevloer in Dordrecht wordt gereinigd.

Eigen identiteit

Viadesk biedt de mogelijkheid om groepen - zoals de lokale brandweerkorpsen - hun eigen online identiteit te laten behouden. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld foto’s van het eigen wagenpark te verwerken in de layout. Ook kan elk korps zijn eigen indeling en structuur maken. Dat helpt voor de betrokkenheid. "Brandweerman zijn is iets bijzonders. Brandweermensen zijn ontzettend betrokken, die voelen zich verbonden met hun korps. En als je dat wegneemt, dan loop je een groot risico om waardevolle medewerkers kwijt te raken."

Koude en warme kant

Viadesk wordt momenteel vooral gebruikt door de kantoormensen van het korps, de ‘koude kant’ in jargon. Maar ondertussen groeit ook de behoefte van de 'warme kant' (de medewerkers die de daadwerkelijke brandweerzorg verlenen) om altijd en overal te kunnen beschikken over informatie. Toch wil men waken voor een te snelle, te enthousiaste groei in het gebruik. Eerst wil men de ‘koude’ situatie goed hebben ingevuld om vervolgens stap-voor-stap Viadesk te implementeren voor de warme kant. "Aan Viadesk ligt het niet, het ligt aan de mensen en de bereidheid om te gebruiken. Aan ons de taak om mensen te helpen om het gebruik van Viadesk zich meer eigen te maken."

Voor RBZHZ is Viadesk begonnen als intranet, maar groeit steeds meer uit tot hét communicatieplatform voor de regionale brandweer. De organisatie staat namelijk grote veranderingen te wachten. Vanaf 1 januari valt de regionale brandweer onder de veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en in de komende jaren moet de regionalisering een feit zijn. "Dit is lastig, vooral voor de buitenwacht. Maar we zien Viadesk als een belangrijk hulpmiddel bij verdere samenwerking en integratie. De ervaring die we nu opdoen met Viadesk is zeer waardevol om straks in te kunnen zetten voor de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en de noodzakelijke regionalisering."

Meer informatie over de Brandweer Zuid-Holland Zuid vindt u op www.rbzhz.nl

Met dank aan Rick Woudenberg en Dick Fijnekam van de Brandweer Zuid-Holland Zuid.

Meer weten?

Neem vrijblijvend contact op! Bel ons op (020) 305 76 60 of stuur een e-mail naar info@viadesk.nl